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采购部门

我们致力与供应商和承办商建立富有成效的业务关系,以最具竞争力的价格为学院提供优质的产品和服务。我们基于价格和适宜性为学院进行所有交易和合同授予,按照管理代码和法规,包括但不限于加州民事、教育、政府和公共合同代码以及董事会政策的所有规定。

我们的商业道德

采购职能将以与服务相一致的最有效方式进行
大学,法律要求,以及公平、有尊严的良好采购实践,
诚实和正直。

由于SAC是一所国家资助的机构,学院和希望提供商品和服务的潜在供应商都必须遵守一些必要的采购程序和流程。根据州法律,Mt. SAC董事会对所有采购和合同负有最终责任。

学院的采购理念是与所有供应商保持专业关系。供应商可以自由地做广告,并直接与我们的各个部门联系。但是,您的宣传工作不应包括礼物、优待或任何形式的个人酬金给任何学院人员。我们同样致力于包容性机遇原则,欢迎所有符合条件的企业参与,包括由妇女、少数族裔和其他代表性不足群体拥有和经营的企业。

采购信息

    • 联系我们| (909)274-4245
    • 4-1385号楼|

      4号楼,1385办公室
      工作时间:上午7:30 -下午4:30
      www.greentechce.com/purchasing

    • 员工目录

      员工目录

      的名字 标题 电话 区域的责任
      天使的戴维斯 采购、印刷和邮件服务主管 (909) 274 - 5512 管理采购、印刷和邮件服务。
      Rondell施罗德 采购专家 (909) 274 - 5511 购买汽车/卡车、模块化建筑和物业租赁、合法广告、超过25,000美元的项目的非正式/正式施工投标、p-card功能、危险品测试/检验服务以及所有商品和服务的正式建议书请求(RFP)。
      蒂芙尼陈 采购专家 (909) 274 - 5514
      用于视听、项目非正式/正式施工投标的设备、用品和服务的采购费用超过25,000美元,维护费用超过25,000美元。征求建议书(RFP)、p-card功能、建筑师/工程服务和法律广告。
      4月兰德里 高级的买家 (909) 274 - 5510
      购买电器、空调(教学)、航空、餐饮/食品、复印机和扫描仪、燃料、家具、费用(法律/酒店等)、独立承包商、租赁/租赁、订阅/会员资格(包括亚马逊)和交通服务(公共汽车/包租/租赁)。
      桑迪。角 买家 (909) 274 - 5509 采购用于农业、建筑和设计、体育、生物、化学、保管、绘图、地球科学、设施/维护、消防技术、卫生服务、制造/焊接、数学、摄影、物理、天文馆、放射学、呼吸治疗、安全/安保、电子和建筑的教学设备和用品<$24,999。
      康妮Madarang 买家 (909) 274 - 5521 购买办公设备/用品、广告/营销、艺术、书籍/视频/ dvd、名片、儿童发展、通信、计算机硬件/软件、保险、洗衣服务、邮寄、音乐、停车、印刷、标牌/横幅、奖杯/奖项和剧院。
      克雷格·霍布森 印刷协调员 (909) 274 - 5546 打印服务
      佩吉Amaro 行政管理专业第二 (909) 274 - 5542 打印服务
      唐娜·卢瑟福 二级首席印刷服务技术员 (909) 274 - 5545 打印服务
      布兰登·史密斯 打印服务技术员 (909) 274 - 5544 打印服务
      打印服务技术员 (909) 274 - 4255 打印服务
      打印服务技术员 (909) 274 - 4255 打印服务
      克拉伦斯Tagarao 首席邮件室操作员 (909) 274 - 4212 邮件服务
      帕特里夏·卡斯蒂略 收发室运营商 (909) 274 - 4212 邮件服务
    • 打印服务

      印刷服务组为学术和行政部门提供影印和装订服务。教职员工可以使用校园内的任何网络连接,或在家里随时随地连接互联网的情况下,直接从他们的网页浏览器填写打印请求表!在线打印请求系统一定能提供更快、更可靠的服务,节省大量费用。

    • 复印机的位置

      步入式复印机是为偶尔的、小型的、快速的拷贝工作提供的。任何超过30份的拷贝作业都应提交给打印服务。向IT帮助台(909)274 - 4357报告复印机问题。

      • 4-2520号楼-收发室
      • 26A号楼2630室
      • 26D号楼2481A室
      • 28B号楼101层
      • 60号楼1406室
      • 61号楼1668室
      • 66号楼243室
    • 收发室

      邮件服务通过联合邮政服务和校园邮件提供所有的收发邮件。


  • 感谢贵公司有意与圣安东尼奥山学院合作。世界杯英格兰队vs德国队水位要开始这个过程,请点击planet出价标志注册为供应商。
    注册后,您可以:
    1.查看及/或参与地区征召活动。
    2.维护您自己的供应商简介。
    3.搜索所有投标和建议并下载文件。
    4.电子投标。
    供应商负责在planetbid系统中注册和维护最新的、准确的业务简介信息。供应商可以随时编辑他们的配置文件信息。此外,新的供应商将被要求完成一个新的供应商包,并将其发送给purchasing@mtsac.edu

      • 交付

        交付

        发货时,采购订单号必须出现在所有的包裹和包装单上。受理时间为周一至周五上午8时至下午3时30分,节假日除外。除订购单上另有注明外,所有寄往书院的资料必须送交:

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院仓库/中央接收
        加州胡桃州格兰大道1100号,邮编91789

      • 报价信息

        报价信息

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院使用planetbid托管的基于网络的采购系统,向所有感兴趣的企业免费提供。现在就开始吧PlanetBids下面的按钮。

        行星投标供应商

        PlanetBid概述

        planetbid系统允许供应商、承包商和服务提供商在线注册,并接收与其业务相关的商品和服务的自动电子邮件招标通知(投标、RFPs和报价),还允许注册供应商下载投标文件,接收附录,提交电子投标,并通过planetbid系统查看投标结果。

      • 正式的投标过程

        正式的投标过程

        超过99 100美元的用品和设备需要正式投标。该金额符合公共合同法典20651,并可能每年增加。

        1. 正式投标通知将发给潜在的供应商电子通过PlanetBids并在当地报纸的法律版上刊登,每周一次,连续两周。
        2. 投标人必须阅读和理解所有的投标文件。如果供应商需要澄清投标语言的任何部分,他们有机会以书面形式提交“澄清/信息请求”。
        3. 供应商和承包商必须确保在截止日期或之前提交投标。截止日期后收到的投标将被拒绝。
        4. 在指定的时间以电子方式公开投标。
        5. 然后对投标进行审查,以确定最低负责和响应的投标人。
        6. 选定的供应商和投标方案建议在Mt. SAC董事会的下一次定期会议(通常是每月的第二个星期三)上批准。如果得到董事会的批准,合同就会被授予。
      • 发票和付款

        发票和付款

        供应商可能期望在发货和收到正确的商品和批准的发票后30天内付款。在确定出价和报价时,可考虑允许现金折扣超过35天的发票。

        有关特定发票的付款或加快付款的查询,应直接向学院咨询应付账款部门.所有发票应通过电子邮件提交至AccountsPayable@mtsac.edu并包括适当的采购订单号。

      • 有害的产品

        供应商被要求提供来自制造商的安全数据表(SDS),用于所有被认为是危险的产品《加州法规》第八章.发货时需要SDS。

        化学采购跟踪

    行星投标供应商
  • Mt. SAC的采购过程是使用横幅金融模块。如果您已被确认为Banner Finance的关键人员,您必须参加以下列出的采购系列培训之一。

    完成Banner Finance Overview会话后,您必须提交一个旗帜财务帐目表以获得适当的Banner安全访问许可。请求者还必须提交OnBase帐户申请表格

    如欲报名参加培训,请按“豆荚日历”下面的链接。

  • 根据SB 854,所有承包商和分包商必须在工业关系部(DIR)注册,才能获得公共工程项目的合同。DIR有关于公共工程要求的广泛信息公共工程网站,包括DIR承包商登记

    • SAC员工常见问题解答
        • 供应商/供应商
        • 请购单和采购订单
            • 我如何创建申请?

              请购单通过横幅金融.横幅是订购的主要平台。请求者培训和经过批准的横幅请求表格需要获得横幅的访问权限。

              培训完成后,可以通过电子请求提交订单。在填写申购单时,请确保:

              1. 包括需要订购的日期
              2. 确保获得所有部门/部门所需的批准。请记住以下几点:
                • 所有超过5000美元的订单-副总裁
                • 所有超过200美元的电脑/技术相关订单- IT部门
              3. 如果收到报价,在文档文本中列出销售代表和日期。
              4. 对于需要董事会批准的项目,在文件文本中注明董事会批准的日期。
              5. 始终使用正确的商品代码,然后按以下顺序列出附加信息:制造商,生产/型号,尺寸,颜色,供应商的目录编号。,及/或服务期。购买设备,请参阅“横幅征用指南”。
              6. 采购订单是与供应商的合同。该合同的任何变更必须由采购部以书面形式通过电子邮件发送变更订单purchasing@mtsac.edu
            • 什么是“备份”?
              备份是与申请请求相关联的必需文档。所有的备份都存储在校园的集中信息平台OnBase中。备份可以包括报价、董事会批准、合同、理由表或任何其他支持性文件。
              有竞争力的价格的证明要求所有超过10,000美元的购买(包括劳动力、税金和运费)。用我们的“报价摘要及理由”形式。
            • 我的申请单或采购单在哪里?
              您可以通过登录Banner并进入文档历史(FOIDOCH),通过申请编号来检查您的申请状态。在“文档类型”字段中输入REQ或PO,在文档代码字段的选项卡上,输入申请编号(R00xxxxx)或采购订单编号(P00xxxxx),然后单击GO。在“状态描述”下查看状态。

              注意:您可以通过单击文档编号,从右上角的ribbon中选择“Related”来访问每个文档。选择“查询文档[BY TYPE]”,点击“Go”。

              寻找物品吗?-如“收件人”一栏有“收件人编号”,但你尚未收到有关物品,请联络中央接收部门(909) 274 - 4870请求状态。
            • 如果我有紧急命令怎么办?

              紧急情况的定义为:

              • 扰乱课堂活动的突发的、不可预见的事件
              • 可能对人身或财产造成危险的计划外情况

              记住:缺乏计划并不是紧急情况。

              然而,我们知道事情会发生,订单有时必须加急。这些情况需要请求者、批准者和采购部门之间的协调。遵循以下步骤,以确保您的订单被成功加速。

              1. 在横幅中输入一个请求。
              2. 检查审批队列以查看下一个审批的是谁。检查审批队列签入Banner并转到FOAAINP。一旦申请书到达每个审批人的队列,请与他/她联系。一直遵循这个流程,直到会计部门的最终批准。
              3. 通过电子邮件与采购部联系purchasing@mtsac.edu通知申请单需要加急。在电子邮件中包含供应商名称和申请编号。记得上传所有支持的备份文档到OnBase。
            • 如何增加或减少采购订单(更改订单)?
              您可以通过提交更改订单请求来请求增加或减少purchasing@mtsac.edu.包括所有必要的信息的改变。一旦采购部门做出了更改,PO将通过审批队列,首先是请求者的部门,然后是会计部门。如果资金不可用,会计将不会批准增加(NSF)。如果没有足够的资金,则必须处理增加的预算日记账。
            • 我如何跟踪申请或变更订单请求的批准?
              使用文件批准(FOAAINP)或文件批准历史(FOIAPPH)。

              要查看谁需要批准,在Banner中,转到FOAAINP,并在Document字段中输入申请编号(如果是更改订单,则输入采购订单编号),然后单击go。该表单按字母顺序对审批队列(部门)进行排序,而不是按所需审批的顺序。首先需要请求部门的批准,最后需要会计部门的批准。突出显示队列级别的行,以查看下面列出的审批者。

              要查看审批历史,请在Banner中进入FOIAPPH,然后在“文件代码”字段中输入具体的申请编号或采购订单/更改序列号,然后单击go。提供了审批历史清单。
            • 我如何为申请提交支持性的备份文件?
              证明文件必须使用请购单封面纸提交给采购部门。每份申请书及其有关文件必须使用单独的封面。证明文件可以扫描和电子邮件到purchasing@mtsac.edu.虽然扫描文件是首选的方式,你也可以传真你的文件到(909) 274 - 2025,或通过校园邮件转发。
            • 如何删除不再需要的申请单?

              你可以通过横幅中的FPAREQN访问文档来删除一个“不完整的”申请。在空白字段中输入申请编号,然后选择“Go”。在Requisition Entry: Requestor/Delivery Information屏幕上,点击[Delete]按钮。再次重复点击[删除]按钮序列,然后点击“确定”。

              如果您的申请已经完成,但尚未最终批准,您可以撤回申请以删除它。要拉回一个Requisition,在Banner中键入FOADOCU。进入FOADOCU后,选择“Go”。从那里,选择您想要拉回的Requisition,这样行就会高亮显示。点击最右边的“拒绝文档”图标,它应该是红色加粗的。关闭FOADOCU页面并返回到FPAREQN。然后输入请求编号并按上面解释的那样完成“删除”序列。

            • 我输入了错误的基金、组织、帐户或项目编号。我怎么修改它?

              申请书:在申请得到会计部门批准之前,请求方可以检索申请,使用FOADOCU进行修改。然后返回FPIREQN。输入申请编号并单击GO。修改后,标签完全通过请求来平衡(不可见的)数据表。如果不平衡,申请将在NSF单元格中显示“A”,将不会被成功批准。

              对于采购订单:如果还没有付款,您可以请求PO更改订单来更正错误。通过请求更改订单purchasing@mtsac.edu.在主题行中包含订单号。一旦做出更改,采购订单更改订单(PO C/O)将经过请求部门的批准,然后是会计部门的批准。

              支付费用:申请部门的预算经理需要以书面形式(通过电子邮件)向会计部门申请日记账转移。请在申请时同时提供“转账”和“转账”帐户字符串(基金、组织、帐户和项目编号)。

            • 采购订单付款了吗?

              在班纳,去FOIDOCH。在“文档类型”中,输入PO,然后“文档代码”输入PO编号,然后单击GO。如果支票正在处理中,发票将显示“P”为“已付”,支票号码和状态将为空白。一旦支票被处理,支票号码将被报告。支票状态包括:空白——尚未兑现;F -最后对账(兑现);X取消了。取消支票适用于不再需要付款或支票过期(不再流通)的情况。

            • 如何查询常备采购订单或采购订单的可用余额?

              转到详细负担活动(FGIENCD)。在产权负担字段中输入特定的SPO或PO编号。然后,选择“走”。在项目部分(中间部分),向下箭头查看PO上的每个项目,如果适用的话。对于每一项,点击“Next Block”进入Transaction部分(底部部分)。然后,滚动事务详细信息。最后一个事务条目将显示当前的结余。

            • 我如何协助加快付款?

              确保每笔采购所需的支持文件已提交给采购/应付帐款。应付帐款部门将收到卖方发票,并将其发送给各部门经理签字。请立即将已批准/签署的发票退回应付帐款部。辅助文件可能包括报价、协议和/或董事会批准。

            • 我的供应常备采购订单会在年底完成吗?

              供应SPOs是针对每件500美元以下的商品,通常在一个财年开放,因此将在年底关闭。但是,如果在年底之前已经使用了资金余额,SPO将随着最后一次付款而关闭。如需了解更多信息,请参阅财政部门在春季学期通过电子邮件发送的年终结帐时间表。

            • 我可以使用基金会帐户在Banner中输入申请吗?

              是的,您可以在班纳填写申请。选择一个基金会供应商,它们是以字母F开头的供应商编号。

        • 设备采购
        • 采购卡(P-Card)
            • 什么是P-Card?
              采购卡或P-Card是公司信用卡的一种形式,它允许根据卡的类型来支付商品和/或服务,而不使用传统的采购流程。有关p - card的更多信息,请参见采购卡使用指南
            • 我如何取得P-Card?
              通过试用期的正式雇员,经其所在地区的总裁或副总裁以及行政事务副总裁批准,有资格获得P-Card。完成的申请签发采购证的形式。一旦批准,该请求将被转发到采购部门。请求者将被要求完成培训通过圆荚体连接
        • 独立的承包商
            • 供应商是否独立承办商?

              AB 5是加州州长于2019年9月签署的一项法案,涉及雇佣实体声称其雇佣的人是独立承包商时的就业状况,并必须根据《劳动法》、《失业保险法》和工业福利委员会(IWC)的工资命令确定加州的工人是雇员还是独立承包商。
              有关独立承建商与雇员的更多资料,请浏览:
              https://www.dir.ca.gov/dlse/faq_independentcontractor.htm

              提示:提供任何类型服务的供应商(钢琴调音师、机械师、技术人员、讲师、表演艺术家或顾问)都被视为独立承包商。检查供应商的W-9表格,如果提供的是社会安全号码作为税号,或者如果他们是个人/独资经营者、单一成员有限责任公司或合伙企业,则他们是独立承包商。

            • 什么是独立承包商程序?
              申请人必须填写“独立的承包商“形式和完整”独立承包人请求”形式。经人力资源部批准后,将在Banner上完成申请申请,并在OnBase上上传所需文件。该协议需要董事会批准。
        • 采购规则

          因为我们用政府的钱来支付我们所购买的一切,所以我们要遵守联邦和州的规定,来管理我们购买什么以及如何购买。

          1. 根据法律,我们的董事会拥有所有采购的唯一权力,而且,除了少数例外,它已将该权力授予采购。
          2. 未经授权的购买。员工不允许向供应商下订单,并向采购部发送“确认”请求。如果员工承诺学院进行任何采购或服务,而没有通过采购,员工可以亲自负责向供应商支付费用。
          3. 利益冲突。学院不允许从员工直接或间接拥有的任何公司购买。如果学院雇员以任何方式获得经济利益,将被视为利益冲突。
          4. 分裂。不允许将大订单拆分成小订单以避免出价阈值(参见基本流程部分的阈值表)。
            • 除了违法外,会计部门或审计员可以停止付款给供应商-这对供应商是不公平的,因为他们与我们的合同是真诚的。

          5. 存款必须事先得到校董会的批准。
          6. 彩票基金只能用于购买教学书籍、用品和软件,不能用于购买设备。
          7. 不能用地区基金购买礼物。
          8. 除了一些教学实验室外,禁止购买酒精饮料。
          9. 发票应由卖方直接发送到应付账款,付款凭证将直接邮寄给卖方。
        • 基本的订单流程

          基本的采购流程如下,无论订单大小:

          1. 确定所需的项目/服务,并从供应商处获得报价。
          2. 确认部门预算账户中有足够的资金支付采购。如果没有足够的资金,启动拨款转移,并通过班纳进行跟踪,然后再进行下一步。
          3. 在Banner中创建并提交一个请求,并在OnBase中提供“备份”。
          4. 通过审批跟踪横幅申请状态,获得批准,必要时联系批准人。
          5. 采购部门创建采购订单,向供应商下订单。
          6. 仓库接收货物并送到指定区域。
          7. 订单必须在送货单上核对和收货。经理签署供应商发票,接受交付和授权支付这些项目。
          8. 应付帐款部负责支付发票,并将支票支付给卖方。
        • 仓库
            • 校园送货时间表是什么?

              星期一:

              • 1艺术复杂
              • 2表演艺术
              • 3健身
              • 4政府
              • 6 LTC

              星期二:

              • 7科学
              • 8校园咖啡馆
              • 10创始人霍尔
              • 11科学
              • Student Svc 9E -Student Success Ctr。
              • 67年方式健康
              • 45田径
              • 742年体育场

              周三:

              • 12 Ag)科学
              • 12个一个基金会
              • 13个设计技术
              • 23日这
              • 77年BTC
              • 78年BTC
              • 79年BTC
              • 16E -股权证书
              • 9 f
              • 9克

              星期四:

              • 26 . a, b和d
              • 27 PE /健康
              • 28日科技健康公司
              • 29日中央
              • 60个科学实验室
              • 69现/焊接

              星期五:

              • 40通讯。。
              • 46个体育办公室
              • 长的矮。单位
              • 30.
              • 35
              • 47岁的维护
              • 61自然科学/数学
              • 66年语言Ctr
              • 70年疾病预防控制中心
              • 73年疾病预防控制中心

              请注意:送货时间表可能因设施搬迁而更改。

              仓库在上午8:00 -下午3:30之间欢迎亲自来取货,如果请求者不能等待预定的送货,请与仓库联系,分机4870。准备好提供采购订单号。

            • 什么是库存?

              仓库储存着基本的办公室、教室、纸张和保管用品,供整个校园使用,不收取部门预算的费用。

              • 您可以在Mt. SAC网站的管理形式页面,选择“仓库”按钮。
              • 订单将于下一个预定送货日送达。
              • 请按需订购,不允许大量囤货。
            • 我们部门如何处理不再需要(剩余)的物品或收到捐赠的物品?

              任何不再需要的设备或家具,或损坏无法修复的,必须妥善处理。在确定校园内没有其他需要的物品后,学院会用三种方法处理剩余物品:

              • 向其他教育机构或非营利机构捐款。
              • 通过清算拍卖公司进行批量销售。
              • 网上拍卖通过清算拍卖公司。

              要求:

              • 标签项目(如果它仍然工作)。
              • 如果有人有兴趣将其捐赠,请在标签上注明。
              • 捐赠需要来自相关方的信件确认其非营利性地位以及董事会的批准。如需进一步信息,请联系采购部。
              • 使用“School Dude”提交一个在线工作订单,以便仓库提取物品。部门管理员可以提交请求。
            • 我如何申请搬迁服务?

              仓库人员为下列人员提供有限的搬迁服务:

              • 在单独的办公室或教室移动家具/设备
              • 每学期为ACCESS学生布置家具
                将多余的设备和家具移至仓库处理

              请通过“School Dude”在线系统提交工作订单,安排仓库工作人员搬迁或搬走。

            • 什么是“学校兄弟”?

              最近雇佣的管理员可以通过设施请求一个学校的花花公子帐户(909) 274 - 4850

              1. Access School Dude:去login.schooldude.com用用户名和密码登录。
              2. 完成步骤1和步骤2中所有必需的字段。
              3. 在步骤3中,单击Warehouse。
              4. 完成剩下的步骤4-8,然后单击提交。

              仓库将通过电子邮件或电话联系,确定完成工作的时间。搬家仅限于一间教室或办公室。搬迁多个房间和/或建筑物是由专业的搬家公司完成的。与我们的设施部联络(909) 274 - 4850安排一次大搬家。

        • 单一或唯一来源供应商

          有时,昂贵的物品(超过10,000美元)只有一个来源,购买是唯一的和/或专有的供应商。

          例子

            • 蔡司星投影仪:唯一满足我们需求的投影仪,虽然有很多星投影仪和制造商。
            • 唯一的来源- TracDat软件用于PIE和SLO/AUO过程:这是唯一的软件,它是Nuventive LLP的专利。

          需求

          • 提交一个单/唯一来源形式提交采购部审批。如果产品是私有的,附上供应商的信件。
          • 一旦收到批准,在横幅中输入申请,并将执行的提案和批准的单一/唯一来源表单上传到OnBase。
        • 个人的补偿

          如果使用个人资金为学院进行小额消费,可以在以下条件下要求报销:

          例子

            • 在会议上买一本书
            • 班级项目的特殊项目用品
            • 向不接受采购订单的供应商采购

          需求

          • 必须事先得到部门/部门经理和采购总监的授权。如果没有,员工可能要为购买负责。
          • 限制在500美元以下,除非采购总监或财政服务副总裁另有授权。
          • 不应包括超过500美元的设备(如电脑/打印机)。
          • 完成一个支付报销的形式,可在财政事务表格及参考文件网页查阅。通过Chrome River上传文件,包括原始发票和/或收据,显示购买/付款证明和装箱单。必须包括活动的原因、活动日期、与会者和任何其他适用的详细支持。
      有一个建议吗?

      如果您想在我们的列表中添加问题,请发送电子邮件至purchasing@mtsac.edu