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采购部门

我们完全致力于建立一个高效的业务关系与供应商和承包商为学院提供高质量的产品和服务最具竞争力的价格。我们进行所有交易和合同奖大学基于价格和适用性,按照管理规范和规章制度,包括但不限于,所有加州规定民事、教育、政府和公共合同编码以及董事会的政策。

我们的商业道德

采购功能将以最有效的方式与服务保持一致
大学,法律要求,和良好的采购实践进行公平、尊严、
诚实和正直。

因为太囊是一个国家资助的机构,有几个需要采购程序和流程,都必须遵守学校和潜在的供应商希望提供商品和服务。根据州法律,太囊董事会所有购买和合同的最终责任。

大学的采购理念是保持专业与所有供应商的关系。供应商是免费的宣传,我们的各部门直接联系。然而,你的促销努力不应该包括礼品,礼品,或任何形式的个人大学人员遣散费。我们同样致力于包容性机会的原则,欢迎所有合格企业的参与,包括那些拥有和经营的妇女,少数民族,和其他弱势群体。

采购信息

    • 联系我们| (909)274 - 4245
    • 小时|建筑4 - 1385

      建立4 - Office 1385
      时间:早上7:30。- 4:30。
      www.greentechce.com/purchasing

    • 员工目录

      的名字 标题 电话 区域的责任
      天使的戴维斯 主管、采购、印刷、和邮件服务 (909)274 - 5512 管理采购、印刷、和邮件服务。
      Rondell施罗德 采购专家 (909)274 - 5511 购买正式/非正式建筑投标项目、设施维修项目,视听,家具、危险物质测试/检查服务,并正式提案请求(RFP)所有商品和服务。P-card所需的功能。
      蒂芙尼陈 采购专家 (909)274 - 5514 购买正式/非正式建筑投标项目、设施维修项目,视听,家具、危险物质测试/检查服务,并正式提案请求(RFP)所有商品和服务。P-card所需的功能。
      4月兰德里 高级的买家 (909)274 - 5510 完成采购订单,rfp,投标。
      空* 买家 (909)274 - 4245 完成采购订单和报价。
      康妮Madarang 买家 (909)274 - 5521 完成采购订单和报价。
      克雷格·霍布森 印刷协调员 (909)274 - 5546 打印服务
      佩吉Amaro 行政管理专业第二 (909)274 - 5542 打印服务
      唐娜·卢瑟福 领导打印服务技术员二世 (909)274 - 5545 打印服务
      布兰登·史密斯 打印服务技术员 (909)274 - 5544 打印服务
      打印服务技术员 (909)274 - 4255 打印服务
      打印服务技术员 (909)274 - 4255 打印服务
      克拉伦斯Tagarao 铅收发室运营商 (909)274 - 4212 邮件服务
      帕特里夏·卡斯蒂略 收发室运营商 (909)274 - 4212 邮件服务
    • 打印服务

      打印服务集团提供复印、学术和行政部门和绑定服务。教职员工可以填写打印申请表从web浏览器使用校园网络连接或从家里连接到互联网时,在任何时间,任何地方!在线打印请求系统肯定会提供更快、更可靠的服务在一个重要的储蓄。

    • 复印机的位置

      偶尔提供无电梯的复印机,小型,快速复制工作。任何复制工作超过30副本应提交打印服务。复印机的问题报告给它帮助台(909)274 - 4357。

      • 建筑业4 - 2520邮件收发室
      • 我国26 2630房间
      • 建筑业26 d 2481房间
      • 建筑业28 b 101房间f
      • 我国60 1406房间
      • 我国61年1668房间
      • 我国66年243房间
    • 收发室

      邮件服务提供所有传入和传出的邮件通过美国邮政服务和校园邮件。


  • 谢谢你的兴趣和太做生意。圣安东尼奥大学。世界杯英格兰队vs德国队水位
    有效2022年1月26日,我们的大学从我们当前的基于web的过渡过程(PlanetBids) OpenGov提交报价。
    我们的电子采购门户将允许当事人执行以下操作:

    • 注册报价和接收通知的未来的机会电子采购门户通过选择订阅创建一个帐户。
    • 按照更新现有恳请通过征集并按下按钮。这将允许感兴趣的各方接受自动修改和补充。
    • 提交问题和接收答案公开募捐。
    • 指导供应商通过电子应对rfp的过程中,投标等,以确保提交已经准确地完成。
    • 最终,成为你的一个位置对所有投标机会发布的大学。


    注册通知的投标机会,请注册OpenGov采购。你会收到一封电子邮件来激活您的帐户,然后订阅我们的投标。如何注册的更多信息,请参阅我们的帮助文件在这里

    没有成本与OpenGov供应商登记。

    除了OpenGov登记,新供应商应该完成新供应商的包并将其发送到purchasing@mtsac.edu

      • 交付

        交付

        递送物品时,采购订单号必须出现在所有的包和装箱单。接收时间是早上8:00到三点半,周一到周五,不含节假日。除非另有规定的采购订单,所有材料运到大学必须送到:

        世界杯英格兰队vs德国队水位太圣安东尼奥学院仓库/中央接收
        n .宏伟大道1100核桃,CA 91789

      • 报价信息

        报价信息

        世界杯英格兰队vs德国队水位太圣安东尼奥OpenGov主持的大学使用电子采购系统,提供免费为所有感兴趣的企业。

        OpenGov(电子采购)概述

        电子采购门户允许供应商、承包商和服务提供者注册在线和接收的自动邮件通知请求(rfp,投标和报价)对商品和服务的相关业务,以及允许注册供应商下载招标文件,接收附录,提交电子投标,并查看竞标结果。

        注册通知的投标机会,请注册OpenGov采购。你会收到一封电子邮件来激活您的帐户,然后在导航订阅我们的报价。如何注册的更多信息,请参阅我们的帮助文件。

      • 正式的投标过程

        正式的投标过程

        正式投标所需用品和设备超过109300美元。这个数量是按照公共合同代码20651,每年可能会增加。

        1. 通知正式的投标将发给潜在供应商电子通过OpenGov和发表在《法律的当地报纸一周一次连续两周。
        2. 投标人必须阅读和理解所有投标文件。如果供应商需要部分的投标语言澄清,他们有机会提交书面“澄清/请求信息”。
        3. 供应商和承包商必须确保投标截止日期或之前提交。,在截止日期后收到的投标被拒绝。
        4. 电子投标被打开在指定的时间。
        5. 然后审查投标确定出价最低的负责任和回应。
        6. 选定的供应商和报价太提案建议批准。囊在下次定期董事会会议(通常每月的第二个星期三)。如果获得董事会批准,然后赢得了这份合同。
      • 发票和付款

        发票和付款

        供应商希望在三十天内付款一旦交付正确的商品和一个批准的发票和收据确认。发票,允许现金折扣超过35天可以考虑在确定报价的,报价。

        询问关于支付特定的发票,或加快付款,应该针对学院的应付账款部门。所有发票应通过电子邮件提交AccountsPayable@mtsac.edu和包括适当的采购订单号码。

      • 有害的产品

        供应商需要提供安全数据表(SDS)从制造商定义的所有产品,被认为是有害的标题8日加州规定的代码。SDS是必需的商品被运送。

        化学采购跟踪

  • 太囊的采购流程完成后使用横幅金融模块。如果你有被认定为一个重要的人在横幅工作金融,你必须参加一个采购的培训系列下面列出。

    完成横幅金融概述会话后,您必须提交一份横幅金融账户形式接受适当的旗帜的安全访问间隙。请求者还必须提交一份OnBase帐户申请表

    点击“报名参加培训豆荚日历”下面的链接。

  • 我们地区已经当选成为受加州统一公共建设成本核算法(“CUPCCAA”),公共合同代码部分22000节。相应地,根据公共契约的规定代码22034条款和标准颁布的加州统一建设成本会计委员会、承包商投标感兴趣区公共工程项目都必须完成并提交非正式的招标要求(项目少于200000美元)为了被放在地区的非正式投标Constractors列表。

    按照某人854年,所有承包商和分包商必须注册与劳资关系的部门(DIR)授予公共工程合约。DIR有着丰富的有关公共工程要求的信息公共工程网站,包括指令DIR承包商登记

    • 太常见问题。囊员工
        • 供应商/供应商
        • 请购单和采购订单
            • 我如何创建一个请求?

              请求完成通过横幅金融。横幅是排序的主要平台。请求者培训和经批准横幅申请表必须获得旗帜。

              培训完成后,订单可以通过电子提交请求。当完成一个请求一定要:

              1. 包括当订单的日期是必要的
              2. 确保所有必需的批准部门/部门。请记住以下几点:
                • 所有的订单超过5000美元——副总统
                • 所有电脑/技术相关订单超过200美元——IT部门
              3. 如果收到报价,销售代表和日期列表文档中的文本。
              4. 对于需要董事会批准的项目,包括董事会批准日期文档中的文本。
              5. 总是使用正确的商品编码,然后按照以下顺序列表附加信息:制造商,使/模型,尺寸,颜色,供应商的目录。和/或服务。设备购买,参考“横幅征用指南”。
              6. 一个购买订单与供应商合同。任何更改,必须出具采购合同以书面的形式更改订单通过电子邮件purchasing@mtsac.edu
            • “备份”是什么?
              需要备份的文档被连接到一个请求的请求。所有备份存储在称为OnBase校园的集中式信息平台。备份可以包括报价,董事会批准,合同,理由形式,或任何其他证明文件。
              证明,有竞争力的价格要求对所有购买超过10000美元(包括劳动力、税收和运输)。证明使用我们的“报价汇总和理由”形式。
            • 我的申请书或采购订单在哪里?
              你可以检查你的申请书,签字的状态为旗帜,将文档历史(FOIDOCH)搜索请求数量。在“文档类型”字段中输入要求或阿宝,标签文档代码字段,输入请求号码(R00xxxxx)或购买订单号(P00xxxxx),并单击GO。检查状态下“状态描述”。

              注意:你可以访问每个文档通过单击文档数,从丝带在右上角选择“相关”。选择“查询文档(按类型)”,然后单击“走”。

              寻找物品吗?——如果有一个接收机数字接收机列,但是你还没有收到物品,联系中央接收部门(909)274 - 4870请求状态。
            • 如果我有紧急订单呢?

              紧急情况下的定义是:

              • 突然,不可预见的事件,扰乱了课堂活动
              • 计划外的条件,可以对人员、财产安全构成威胁

              记住:缺乏规划并不紧急。

              然而,我们知道事情发生和订单偶尔必须加快。这些情况需要请求者之间的协调、审批人员和采购部门。遵循以下步骤,以确保您的订单已经成功加快。

              1. 输入一个横幅的征用。
              2. 检查审批队列,看谁批准。检查队列签署横幅和去FOAAINP批准。联系每个审批人一旦征用已达到他/她的队列。遵循这一过程在整个会计部门的最终批准。
              3. 通过电子邮件联系采购部门purchasing@mtsac.edu通知,要求需要加快。包括供应商的名字和征用号码的电子邮件。记得上传OnBase所有支持备份文档。
            • 如何增加或减少采购订单(更改订单)?
              你可以请求一个增加或减少通过提交更改订单请求purchasing@mtsac.edu。包括所有必要的信息的变化。一旦变化是由采购,订单将通过批准路线队列,首先请求者的部门,然后会计。财务不会批准增加如果资金没有可用的(NSF)。如果没有足够的资金,预算杂志覆盖增加必须被处理。
            • 我如何跟踪订单请求批准征用或改变吗?
              使用文档批准(FOAAINP)或文档审批历史(FOIAPPH)。

              看谁需要批准,在旗帜,去FOAAINP输入请求号码(如果改变订单或采购订单号码)文档中的字段,然后单击go。形式各样审批队列(部门)按字母顺序排列,而不是顺序所需的批准。要求部门的审批需要首先和会计的最后批准。突出一个队列水平线下面列出的审批人。

              看到审批历史,旗帜,去FOIAPPH,然后输入特定的请求数量或采购订单/更改序列号在“文档代码”字段并单击go。审批历史提供的列表。
            • 我如何提交支持备份文件我的申请书吗?
              证明文件必须提交给采购部门使用申请书封面页。一个单独的封面页必须用于每个申请书及其相关文件。支持文件可以扫描和电子邮件purchasing@mtsac.edu。而扫描文档是首选的方法,你也可以传真你的文档(909)274 - 2025校园,或者通过邮件。
            • 我如何删除不再需要征用?

              你可以删除一个“不完整”征用通过访问文档通过FPAREQN横幅。类型的请求数量空白字段,然后选择“走了。”From the Requisition Entry: Requestor/Delivery Information screen, click the [Delete] button. Repeat clicking the [Delete] button sequence once more, then click “OK.”

              如果你的请求已经完成,但不是最后的批准,你可以把请求删除它。拉回征用,类型FOADOCU横幅。一旦你在FOADOCU,选择“走”。From there, select the Requisition you want to pull back so that the line is highlighted. Click on the "Deny Document" icon to the far right, which should be in red bold. Close out of the FOADOCU page and go back to FPAREQN. Then enter the Requisition number and complete the "Delete" sequence as explained above.

            • 我进入了一个错误的基金、组织帐户,或项目编号。我怎么修改吗?

              申请书:直到请求批准会计,请求者可以使用FOADOCU检索请求做出修订。然后回到FPIREQN。类型请求数量并单击GO。修改后,标签完全通过征用来平衡(看不见的)数据表。如果不平衡,申请书将显示一个“A”在NSF细胞并成功将不会批准。

              采购订单:如果还没有付款,你可以请求一个PO变化来纠正这个错误。请求更改订单通过purchasing@mtsac.edu。在主题包含订单号。一旦已经完成更改,采购订单更改订单(PO C / O)将通过请求路线部门的批准,然后会计的批准。

              支付费用:请求部门的预算经理需要书面请求日志传输会计(通过电子邮件)。还请提供“到”和“从”账户字符串(基金、组织、账户和项目数字)的请求。

            • 采购订单已经支付?

              在去FOIDOCH旗帜。在“文档类型”,输入订单,然后“文档代码”类型PO号码,并单击GO。如果检查过程中,发票会显示“P”付费和检查数量和状态将是空白的。一旦检查处理,核对数目将会报道。检查状态包括:空白,没有兑现;F -最终和解(现金);和X -取消。取消检查将适用于支付是不再需要的情况下,或检查是陈旧过时的(不再有价)。

            • 我怎么检查的可用余额站购买订单(热点)或采购订单(PO) ?

              去详细累赘活动(FGIENCD)。进入特定的累赘领域的热点或订单号码。然后,选择“走”。在项目部分(中间部分),箭头在阿宝看到每一项,如果适用的话。对于每一项,点击“下一个块”去交易部分(底部分)。然后,滚动事务细节。最后事务条目将显示当前余额。

            • 我怎么协助加快付款?

              确保支持文档,每购买适用,已提交采购/应付账款。供应商发票将由应付账款收到和发送到各自的部门经理签字。请将发票及时签署的批准/应付账款。支持文档可能包括报价、协议、和/或董事会批准。

            • 我的供给站购买订单(热点)年底关闭?

              供应检测以下项目500美元每个,通常是打开一个财政年度,因此将在年底关闭。然而,如果该基金平衡已经使用在年底之前,热点将关闭最后付款。的更多信息,请参阅年底关闭在春季学期由财政安排邮件服务。

            • 我可以进入一个请求在横幅使用基金会账户?

              是的,你可以输入一个横幅的征用。选择一个基础供应商,供应商数量从字母F。

        • 设备采购
        • 采购卡(P-Card)
            • 什么是P-Card ?
              采购卡或P-Card是一种公司信用卡,让商品和/或服务,根据卡的类型,支付不使用传统的采购流程。有关P-Cards的更多信息,请参考采购卡用户指南
            • 我如何获得P-Card ?
              永久通过试用期的员工有资格获得P-Card批准他们的总统或副总统,副总统行政服务。完成的要求签发采购卡的形式。一旦批准了请求转发给采购部门。请求者将被要求完成一个培训通过圆荚体连接
        • 独立的承包商
            • 供应商是一个独立的承包商?

              AB 5是一项法案,2019年9月加州州长签署成为法律解决就业状况当招聘单位声称它聘请的人是一个独立的承包商,必须确定如果工人在加州雇员或独立承包商为目的的劳动代码,失业保险代码,和工业工资福利委员会(IWC)命令。
              独立承包人和员工的更多信息,请访问:
              https://www.dir.ca.gov/dlse/faq_independentcontractor.htm

              提示:供应商提供任何类型的服务(钢琴调谐器、力学、技术人员、教师、表演艺术家,或顾问)被认为是一个独立的承包商。审查供应商的W-9形式,如果一个社会安全号码作为税收提供身份证号码或如果他们个体/投资人,一个成员公司或合作伙伴,他们是一个独立的承包商。

            • 独立承包商的程序是什么?
              请求者必须填写“独立的承包商“形式和完整”独立承包人请求”形式。一旦批准,人力资源部门将完成申请书请求在OnBase横幅和上传所需文件。本协议需要董事会批准。
        • 采购规则

          因为我们用政府的钱来支付我们买的一切,我们都受到联邦和国家规定管理什么以及我们如何购买。

          1. 根据法律,我们的董事会的唯一权威所有采购,除了少数例外,委托,授权采购。
          2. 未经授权的购买。员工不允许与供应商下订单,发送一个“确认”征用采购。员工可以亲自负责支付供应商如果员工提交学院没有经历任何购买或服务采购。
          3. 利益冲突。大学不允许购买任何公司的一名员工直接或间接的所有权。它被认为是一个利益冲突,如果一个大学员工将以任何方式获得财务上的利益。
          4. 分裂。不允许一个大订单分成较小的避免投标阈值(参见基本过程中的阈值表部分)。
            • 除了是非法的,会计部门或审计人员可以停止支付给供应商,供应商是不公平的,因为他们用我们诚信简约。

          5. 存款只允许在收到从董事会事先批准。
          6. 彩票资金只能用于购买教学书籍、用品和软件,但不能用于购买设备。
          7. 不允许与地区资金购买礼物。
          8. 酒精是决不允许除了一些教学实验室。
          9. 发票应该发送直接从供应商应付账款和支付认股权证将会直接寄到供应商。
        • 基本的订单流程

          基本的采购流程如下,无论大小的顺序:

          1. 确定一个项目/服务需要和从供应商获取报价。
          2. 验证部门预算有足够的基金账户来支付购买。如果没有足够的资金,启动一个拨款转移和跟踪通过横幅在继续下一步之前。
          3. 创建并提交一份申请书在OnBase横幅,并提供“备份”。
          4. 获得审批通过跟踪横幅征用状态通过审批,根据需要联系审批者。
          5. 创建采购订单,采购订单和供应商的地方。
          6. 仓库收到货物并交付到指定区域。
          7. 订单在交货单必须检查和接收。经理迹象和授权支付的供应商发票接受交付的物品。
          8. 应付账款支付发票和检查供应商提供。
        • 仓库
            • 校园交货时间表是什么?

              星期一:

              • 1艺术复杂
              • 2表演艺术
              • 3健身
              • 4政府
              • 6 LTC

              星期二:

              • 7科学
              • 8校园咖啡馆
              • 10创始人霍尔
              • 11科学
              • Ctr 9模拟学生Svc 9 e——学生成功。
              • 67年方式健康
              • 45田径
              • 742年体育场

              周三:

              • 12 Ag)科学
              • 12个一个基金会
              • 13个设计技术
              • 23日这
              • 77年BTC
              • 78年BTC
              • 79年BTC
              • 16 e -股权Ctr
              • 9 f
              • 9克

              星期四:

              • 26 a, B和D
              • 27 PE /健康
              • 28日科技健康公司
              • 29日中央
              • 60个科学实验室
              • 69现/焊接

              星期五:

              • 40通讯。。
              • 46个体育办公室
              • 长的矮。单位
              • 30.
              • 35
              • 47岁的维护
              • 61自然Sc. /数学
              • 66年语言Ctr
              • 70年疾病预防控制中心
              • 73年疾病预防控制中心

              请注意:交货时间如有更改,恕由于设施搬迁。

              仓库欢迎8 am - 3:30之间面对面的皮卡,如果请求者不能等待他们安排送货,联系仓库在Ext。4870。随时准备提供一个购买订单号码。

            • 商店的股票是什么?

              库存基本办公室、教室、纸张和保管的物资供整个校园免费使用部门的预算。

              • 请求可以在太。囊网站下管理形式页面,选择“仓库”按钮。
              • 订单将在下一次送货日期交付。
              • 请按顺序,囤积大量是不允许的。
            • 我们部门做什么物品不再需要(盈余)或者我们收到捐款吗?

              不再需要任何设备或家具,或者坏了无法修复,必须得到正确处理。在确定没有其他需要项目在校园,大学使用三种方法来处理剩余项目:

              • 捐赠到另一个教育机构或非营利机构。
              • 通过清算人拍卖公司批量销售。
              • 通过清算人在线拍卖拍卖公司。

              要求:

              • 标签项目(s)如果它仍然是工作。
              • 标签项目(s)如果有人有兴趣把它捐赠。
              • 捐款需要一封信利害关系方确认他们的非盈利状态以及董事会批准。联系采购为进一步的信息。
              • 提交一个在线工作订单使用“伙计”的仓库去接项目(s)。部门管理员提交请求。
            • 我怎么能要求搬迁服务?

              仓库工作人员提供了有限的搬迁服务如下:

              • 移动家具/设备在一个办公室或教室
              • 建立家具访问学生每学期
                消除多余的设备和家具仓库处理

              安排仓库人员移动或删除,请提交一份工作订单通过“老兄”在线系统。

            • 学校的家伙是什么?

              最近雇佣管理员可以请求学校老兄账户通过设施(909)274 - 4850

              1. 访问学校的家伙:去login.schooldude.com和登录名和密码。
              2. 完成所有必需的字段在步骤1和2。
              3. 在步骤3中,点击仓库。
              4. 完成剩下的步骤4 - 8并单击submit。

              仓库联系通过电子邮件或手机设置一个时间工作要做。仅限于一个教室或办公室。迁移多个房间和/或建筑是由专业的搬家公司。我们的设施部门联系(909)274 - 4850安排一个大举动。

        • 单一的或唯一供应商

          有时候,只有一个来源,昂贵的物品(超过10000美元),购买是独特的和/或专有的供应商。

          例子:

            • 单一来源——天文馆蔡司明星投影仪:只有投影仪能够满足我们的需求,尽管有许多明星投影仪和制造商。
            • 唯一来源——TracDat饼& SLO /友软件过程:这是唯一的同类软件中,专有Nuventive LLP)。

          需求:

          • 提交一个单/唯一来源形式采购批准。如果产品是专有的,包括供应商的一封信。
          • 一旦获得批准,进入一个横幅征用,并上载执行建议和批准单/ OnBase唯一来源形式。
        • 个人的补偿

          如果购买小的大学使用个人款项还款可以要求在以下情况下:

          例子:

            • 在一次会议上购买一本书
            • 特殊项目物资类项目
            • 购买从一个供应商不接受采购订单

          需求:

          • 必须提前授权部门/部门经理和采购总监。如果不是这样,一个员工可能负责购买。
          • 限于不到500美元,除非另有授权的采购总监,副总裁或副财政服务。
          • 不应包括设备项目(即电脑/打印机)超过500美元。
          • 完成一个支付报销的形式发现,在财政服务形式和参考文档页面。上传文件通过Chrome的河流,包括原始发票或收据显示购买凭证/付款和装箱单。必须包括一个事件的原因,事件日期、与会者和任何其他适用的详细的支持。
      有一个建议吗?

      如果你想添加一个问题列表,请发送电子邮件purchasing@mtsac.edu