Chrome River培训资源

Mt. SAC已经实现了Chrome River来自动化旅行和非旅行相关的费用。

与Chrome河你将能够:

以电子方式提交费用报告
通过手机或网络浏览器上传收据
批准在线或通过电子邮件提交的费用报告

探索常见问题(FAQ)

学习如何使用Chrome River点击下面的视频资源链接:

Chrome River培训视频(点击标题链接查看有步骤的大版)

Chrome河简介

学习使用Chrome River的好处
了解如何在您的移动设备上安装Chrome River和Chrome River SNAP
通过SAC山入口进入铬河
在Chrome River内注册另一个电子邮件地址
在Chrome River中设置代表以代表您创建报告
选择其他用户以他们的名义创建报告

创建会议和旅行预批准报告

了解如何创建预批准报告
了解如何编辑和提交预批准报告
了解如何跟踪提交的预批准报告，并了解谁需要批准它们

创建P-Card费用报告

通过Chrome River了解P-Card的使用规则
学习如何创建P-Card费用报告
学习如何编辑和提交P-Card费用报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并了解谁需要批准它们

其他Chrome River视频(点击标题链接查看有步骤的更大版本)

创建直接支付费用报告

了解如何创建直接支付费用报告
了解如何编辑和提交直接支付费用报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并了解谁需要批准它们

在Chrome河批准报告

了解如何批准费用报告从您的电子邮件或在Chrome河

结合视频:介绍，预批准和直接支付一起

一个综合视频将介绍这些关键功能。
内容与其他视频相同，为方便合并

其他Chrome River视频(点击标题链接查看有步骤的更大版本)

创建会议和差旅费用报告

了解如何创建会议和差旅费用报告
了解如何导入会议和差旅预批准报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并了解谁需要批准它们

如何将P-Card费用与会议和差旅费报告联系起来

如果您是P-Card的所有者，请了解如何在会议和差旅费用报告中链接P-Card费用

常见问题

问题吗?
下面是我们的常见问题

常见问题

最后更新:3/15/22

一般

- 我使用Chrome River做什么?
  
  Chrome River用于电子提交会议和旅行预批准，会议和旅行费用，仅直接支付员工，并重新分配p卡交易。
- 我如何登录我的传送门?
  
  在Mt. SAC主页，点击右上角的“Portal”，输入您的登录凭证。
- 我在哪里可以找到Chrome River?
  
  一旦您登录到员工门户，转到顶部的“员工”选项卡，您将找到Chrome River portlet。您将通过单点登录连接到Chrome河，无需再次输入您的凭据。
- 我在通过电子邮件批准请求时遇到了技术问题。
  问题:在接受通过电子邮件提交的请求时，打开的是web浏览器而不是电子邮件应用程序。
  解决方案:将默认的电子邮件应用程序从web浏览器更改为Outlook。
  - 在Windows系统中，单击开始图标打开开始菜单
  - 接下来点击齿轮图标打开你的设置
  - 在“设置搜索”中输入“默认应用程序”，然后单击结果
  - 点击默认的电子邮件应用程序，并将其更改为Outlook
- 由于电子邮件地址不匹配，我在批准请求时遇到了技术问题。
  问题:在接受提交的请求时，我收到错误消息“您最近试图批准以下报告，但我们无法匹配您的电子邮件地址[your.email@mtsac.edu]在我们的系统中。请审查。”
  解决方案:将邮件中提到的电子邮件地址添加到您的Chrome River配置文件。
  - 登录到Chrome河，去你的帐户设置
  - 从Chrome River帐户设置页面，选择添加备用电子邮件按钮。
  - 输入错误消息中提到的电子邮件地址，然后单击Add按钮

预先批准

- 什么时候需要预先批准?
  
  所有会议和旅行申请都需要事先批准。
- 我应该提前多久提交旅行和会议申请?
  
  建议您在得知参会情况后尽快提交预批准申请。请预留至少五(5)个工作日处理您的请求。如会议或旅行需要副总裁批准，请预留10个工作日。
  
  如果您使用的是专业发展(POD)资金，请允许四(4)周。学生会议和出国旅行需要董事会的批准。董事会会议日期可在Mt. SAC网站下找到董事会。
- 我应该使用什么类型的报告进行预先批准?
  
  请选择“员工旅行”为任何员工或教职员工旅行。此报表类型绑定到帐户521000。
  
  所有学生旅行请选择“学生旅行”。此报告类型绑定到帐户523000。
- 我可以预支餐费吗?
  是的，请在“预支现金”栏填写所需金额，并在预先批准请求中上传班级花名册，包括学生/教职员工姓名和a号。
- 我如何预先支付我的任何费用(即注册费，酒店等)?
  
  请填写发还款项申请表格并附上发票和/或注册确认、账号和任何特殊邮寄说明，然后直接通过电子邮件发送给财政服务部门进行处理。请注意，预付款将在Chrome河的系统之外进行管理。
- 如果我有一个免费的旅行和会议呢?
  
  请不进入Chrome河，而不是完成会议和差旅申请/费用报销表并在表格上方标明“学区免费”，然后通过电子邮件发送给财政服务部。
- 如果我没有出席会议而需要取消我的申请，该怎么办?
  
  请登录Chrome River，选择相应的预审批，点击“到期”，释放占用资金。
- 我还能得到T号吗?
  
  不，Chrome River不会分配T号，而是你会得到一个报告ID号。
- 谁需要批准我的Pre-Approval?
  
  一旦预先批准在Chrome River中提交，请求将通过电子方式发送给出差员工的直接经理进行批准，然后是其他批准经理，以及根据需要的副总裁。
  
  审批人由人力资源记录和预算审批队列确定。Chrome River不允许替换或更改审批人。
- 我如何知道我的预审批已经通过?
  
  您将收到一封来自Chrome River的电子邮件，让您知道您的请求已被批准。
- 我的请求可以被拒绝吗?
  
  是的，请求可以被拒绝的原因有很多，包括但不限于预算不足、信息缺失和使用错误的账户。
- 其他人可以代表我进行预先审批吗?
  
  是的，但是首先您必须委托人员以便他们能够访问您的仪表板。

费用报告

- 我需要预先批准才能提交费用吗?
  对于与旅行和会议相关的费用，您需要事先批准。对于直接支付和p卡费用，预批准不属于流程的一部分。
- 我可以用我的私人邮箱上传收据吗?
  不，Chrome River将只识别您的Mt. SAC电子邮件。
- 如何上传收据?
  - 电子邮件收据
  - 拖放
  - 使用Chrome River应用程序抓拍照片
- 我应该把收据寄到哪里?
  请发邮件至receipt@ca1.chromeriver.com
- 我怎样才能让我的费用得到批准?
  费用将通过人力资源记录和预算审批队列进行电子审批。
- 如何计算里程?
  使用Chrome River地图，选择您的开始和结束目的地，您的里程将自动计算。
- 我可以要求领取每日津贴吗?
  是的，只要你的旅行时间超过一天。
- 我们目前的日收入是多少?
  55美元一天。
- 我是否需要上传用P-Card付款的收据?
  不，p-card的收据会上传到p-card模块中，并且应该与差旅费和会议费用分开。
- 我可以代别人提交费用吗?
  是的，但首先那个人需要授权给你。
- 我可以通过Chrome River为自己以外的人要求报销吗?
  
  不，Chrome河的设计只是为了偿还费用的所有者。如果你有第三方费用的酒店，航班等，需要偿还给这些供应商，这将在Chrome河使用付款偿还请求表格。
- 如果我遗失了收据，该怎么办?
  请填写遗失收据宣誓书然后上传这个代替你的收据。

联系

联系	主题	电子邮件
伊芙琳·埃莫西约	会议和旅行	ehermosillo5@mtsac.edu
财政服务	非会议和旅行雇员补偿	AccountsPayable@mtsac.edu
采购	P-Card支持	Purchasing@mtsac.edu

Chrome河简介

- 1在你的移动设备上安装Chrome River App(0:50 - 1:29)
  可选:仅当您想从移动设备访问Chrome River时
  - 导航到谷歌Play或苹果应用商店，搜索“Chrome河”
  - 将应用程序安装到您的设备上并打开
  - 输入您的Mt. SAC电子邮件地址
  - 第一次登录时，您需要输入发送到您电子邮件的代码
  - 输入您的门户用户名和密码登录到您的Chrome River帐户
- 2在移动设备上安装Chrome River SNAP应用程序(1:30 - 2:16)
  可选:只有当你想使用手机摄像头轻松地将收据上传到你的Chrome River账户时
  - 导航到谷歌Play或苹果应用商店，搜索“Chrome River SNAP”
  - 将应用程序安装到您的设备上并打开
  - 输入您的Mt. SAC电子邮件地址
  - 第一次登录时，您需要输入发送到您电子邮件的代码
  - 当你第一次打开应用程序时，它会要求使用你的相机。选择“在使用应用程序时”
  - 把收据裱起来，按下快门
  - 点击上传发送收据到你的Chrome River帐户
- 3.从网络浏览器访问Chrome River(2:20 - 2:40)
  - 导航到www.greentechce.com并登录到您的门户
  - 从顶部的选项卡链接单击“员工”选项卡
  - 从Chrome River portlet单击蓝色的Chrome River按钮
- 4添加备用电子邮件到您的Chrome河帐户(2:41 - 3:26)
  可选:添加一个备用电子邮件，如果你想发送收据到Chrome河从电子邮件地址不您的Mt. SAC电子邮件
  - 登录Chrome River
  - 从“仪表板”右上角单击您的名字并选择“设置”从下拉菜单
  - 单击“+添加备用邮件”按钮
  - 输入备用邮箱
  - 通过点击发送到Mt. SAC电子邮件地址的链接来验证这封新的备用电子邮件
- 5添加委托到您的Chrome River帐户(3:27 - 4:21)
  可选:如果您希望赋予某人以您的名义创建报告的能力，则添加委托。批准委托需要指定一组访问时间
  - 登录Chrome River
  - 从“仪表板”右上角单击您的名字并选择“设置”从下拉菜单
  - 从左侧栏选择“委托设置”
  - 单击“+添加新委托”按钮
  - 输入联系人的姓名或从下拉菜单中选择联系人
  - 有关批准委托，请单击“+添加新的审批代表”按钮
  - 输入联系人的姓名或从下拉菜单中选择联系人
  - 输入开始日期和结束日期，单击“保存”
- 6选择其他用户(4:23 - 5:00)
  可选:选择其他用户允许您创建报告并代表他们分配事务。他们肯定已经把你设为代表了
  - 登录Chrome River
  - 从“仪表板”右上角单击您的名字并选择“选择另一个用户”从下拉菜单
  - 在要筛选的搜索字段中键入用户的名称，然后单击以选择它们
  - 所选用户的名称将出现在工具栏的右上方
  - 要恢复到您的用户名，请单击右上角的名称并选择“回归”从下拉菜单

创建会议和差旅费用报告

- 1创建预审批报告(0:10 - 1:44)
  旅行前需要一份预批准报告，不用于直接付款
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新的预核准报告”从下拉菜单
  - 填写表格中的每个字段
    - 对于报表名称，输入“会议与旅行”
    - 开始日期和结束日期是您旅行的时间段
    - 在“商务目的”中输入您要参加的会议名称
    - 在“报表类型”中选择任意一种“员工旅行”或“学生旅行”
    - 旅行类型任选其一“在状态”或“州外”
    - 现金预支只能用于学生旅行餐费
    - 选择您将要旅行的财政年度
    - 在“分配”部分中，从下拉菜单中选择正确的分配项，或者开始键入名称或帐号以过滤列表
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 2在报告中增加估计费用(1:45 - 3:32)
  - 为您要添加的费用类型选择适当的平铺
  - 输入估计金额
  - 在描述中添加一些关于费用的详细信息
  - 单击“保存”按钮从顶部
  - 重复这一步骤，直到你计算出所有的预估费用
  - 若要删除或编辑添加的费用，请从左侧菜单中选择该费用，然后单击“删除”或“编辑”右上方工具栏中的按钮
  - 一旦一切都完成了，点击绿色“提交”按钮
  - 通过点击绿色来证明所有费用都是真实和正确的“提交”按钮再次
- 3.跟踪提交的预批准报告(3:34 - 5:19)
  - 在Chrome河仪表盘上有一个预先批准的丝带在左侧
  - 单击“提交”预批准缎带部分
  - 选择您想要跟踪的预批准报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上方
  - 中的每一步都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的批准过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到，您将收到从Chrome河确认电子邮件
  - 若要关闭部分使用、部分应用或不再需要的预批准报告，请导航回预批准并选择该报告
  - 单击“过期”按钮
  - 请单击“过期”按钮再次

创建P-Card费用报告

- 1P-Card费用定位(0:53 - 2:33)
  - 登录Chrome River进入仪表盘
  - 从右上角选择菜单按钮并选择“eWallet”
  - 选择“信用卡”从右侧菜单的侧栏只显示P-Card或旅行相关费用
  - 您可以单击费用上的小箭头，以显示有关该费用的更多详细信息
- 2创建费用报告(3:28 - 4:45)
  报表周期从每月26日到次月25日
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新费用报告”从下拉菜单
  - 忽略“预审批进口”
  - 填写表格中的每个字段
    - 对于报表名称，约定为"P-Card, LastName, FirstInitial, StatementDate"
      
      例如," p卡，骑警，J, 1/25/21"
    - “开始日期”和“结束日期”为报表周期
    - 在商业目的进入惯例是"结束报表期间的P-Card交易"
      
      例如,“截至21年1月25日报表期间的P-Card交易”
    - 在报表类型中选择“P-Card”
    - 财政年度将默认为当前财政年度
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 3.在报告中增加费用(4:46 - 8:00)
  不要选择“创建新”当创建P-Card分配时
  - 选择“信用卡”从左边栏
  - 单击时，选择需要在报表期间支出的事务“添加”按钮
  - 第一个交易将出现，一些字段将自动为您填写
  - 在Description字段中输入费用的用途
  - 如果交易被归类为“杂项/其他”在Misc Expense下拉菜单中选择适当的帐户
  - 在“分配”部分中，从下拉菜单中选择正确的分配项，或者开始键入名称或帐号以过滤列表
    - 如果需要在多个帐户之间分割分配，请单击“+添加分配”按钮，并选择另一个分配
    - 按所需金额分割分配
  - 按。附上收据“添加附件”按钮并选择收据
    - 收据可能会自动合并与您的交易，如果他们已经上传到您的收据库
  - 点击“保存”从顶部工具栏
  - 如果有多个交易，则会出现下一个交易。重复前面的步骤，直到分配完所有事务
- 4编辑分配的事务并提交报告(8:01 - 10:26)
  - 选择要编辑的事务并单击“编辑”按钮
  - 进行任何更改或修复任何错误，并单击“保存”按钮
  - 黄色三角形表示警告，如果需要，您必须在提交报告之前提供解释
  - 如果要分配另一个事务，请选择“+”按钮
  - 如果要删除已分配的事务，请从左侧菜单中选择该事务，然后单击“删除”按钮
  - 一旦你完成点击绿色“提交”按钮，提交报表
  - 通过点击绿色来证明所有费用都是真实和正确的“提交”按钮再次
- 5跟踪提交的预批准报告(10:27 - 12:05)
  - 在Chrome河仪表盘上有一个在左侧的费用缎带
  - 单击“提交”费用缎带的一部分
  - 选择您想要跟踪的p卡费用报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上方
  - 您将看到P-Card费用类型的列表，选择您想要跟踪的行项目
  - 中的每一步都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的批准过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到，您将收到从Chrome河确认电子邮件
- 6召回P-Card费用报告(12:06 - 13:27)
  - 在Chrome河仪表盘上有一个在左侧的费用缎带
  - 单击“提交”费用缎带的一部分
  - 选择您想要收回的p卡费用报告并单击“回忆”起工具栏右上方的按钮
  - 点击“是的”当提示将报告召回到草稿部时
- 7列的交易(13:28 - 17:25)
  你需要为每一笔需要分项的交易创建一份新的费用报告
  - 按照步骤2创建并保存一个新的费用报告
  - 选择需要逐项列出的事务，并单击“添加”按钮
  - 单击事务顶部的类别平铺，并选择“详细登录”瓷砖
  - 进入分配基金、组织或计划
  - 按。附上收据“添加附件”按钮并选择收据
  - 单击“逐条列记”按钮
  - 选择与费用相对应的瓷砖类别
  - 在花费字段中输入金额，并在描述字段中添加费用
  - 单击“保存”顶部工具栏中的按钮
  - 单击“详细登录”按钮再次从顶部工具栏开始下一次分配
  - 选择另一个类别瓷砖，并按照前面的步骤分配剩余的金额
    - 如果交易被归类为“杂项/其他”在Misc Expense下拉菜单中选择适当的帐户
  - 单击“保存”按钮从顶部工具栏，当您完成
  - 处理任何警告并提交报告

创建直接支付费用报告

- 1创建一个新的费用报告(0:07 - 0:45)
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新费用报告”从下拉菜单
  - 填写表格中的每个字段
    - 对于报表名称，输入“直接付款”
    - 报表周期的开始日期和结束日期
    - 在“业务目的”中输入费用报告的原因
    - 在报表类型中选择“直接付款”
    - 旅行类型任选其一“在状态”或“州外”
    - 现金预支只能用于学生旅行餐费
    - 选择该报告发生的财政年度
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 2在费用报告中添加费用(0:46 - 1:57)
  - 选择“创建新”从左边栏
  - 选择“直接付款”瓷砖
  - 单击时，选择需要在报表期间支出的事务“添加”按钮
  - 填写表格中的每个字段
    - “日期”输入费用的日期
    - 在“花费”中输入金额
    - Business Purpose应该已经从您之前输入的内容中填写
    - 在“描述”中输入所购买的内容
    - 在“商人”中输入供应商的名称
    - 对于帐号，从下拉菜单中选择正确的帐号
    - 在“分配”部分中，从下拉菜单中选择正确的分配项，或者开始键入名称或帐号以过滤列表
    - 按。附上收据“添加附件”按钮并选择收据
      
      收据可能会自动合并与您的交易，如果他们已经上传到您的收据库
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 3.审核并提交费用报告(1:58 - 2:32)
  - 从左侧区域查看您的交易
  - 单击“编辑”按钮，如果您需要进行更改
  - 如果一切正确，点击绿色“提交”按钮，提交报表
- 4跟踪提交的费用报告(2:40 - 3:56)
  - 在Chrome河仪表盘上有一个在左侧的费用缎带
  - 单击“提交”费用缎带的一部分
  - 选择您想要跟踪的费用报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上方
  - 中的每一步都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的批准过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到，您将收到从Chrome河确认电子邮件
  - 如果您需要收回费用报表，请返回费用报表
  - 单击“回忆”起按钮
  - 请单击“是的”按钮
  - 报告将被移回EXPENSES ribbon的Drafts部分

批准Chrome River的费用报告

- 1通过邮件审批提交的报表(0:08 - 1:01)
  作为审批人，您将收到来自Chrome River的电子邮件，通知您未决的请求
  - 电子邮件将包含请求的摘要
  - 您可以通过点击绿色来批准它“批准”按钮或拒绝点击红色“回归”按钮
    - 在你批准之前报告你必须点击收据查看所附收据“视图”邮件中提供的链接
  - 如果您选择批准，您将被发送到第二封电子邮件，在那里您可以添加其他评论
  - 您也可以查看和批准的请求直接在Chrome河点击“点击这里”链接位于电子邮件底部
  如果你的电子邮件中有一个别名，或者将其转发到另一个帐户，并在试图批准请求时收到错误消息，你将需要在Chrome River中设置一个备用电子邮件。请参阅Chrome River简介视频去学习如何。
- 2批准在Chrome河提交的报告(1:02 - 2:31)
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 如果您有待处理的请求，您将在左侧看到一个橙色的APPROVALS ribbon
  - 点击“费用报告”或“预先批准”导航到相应的请求
  - 在左侧，单击您想要批准的报告
  - 单击“开放”顶部工具栏上的按钮将显示报告的摘要
  - 若要查看报表跟踪情况，请选中报表，单击“跟踪”按钮
    - 您可以通过单击Routing steps部分中的不同步骤来查看报告的历史
  - 要将报告发回修改，请单击“回归”按钮
    - 必须在弹出的菜单中输入返回的原因
  - 要批准报告，请单击绿色“批准”按钮
- 3.批准报告前需要考虑的事项(2:32 - 3:38)
  - 预核准报告
    - 确保正确的分配和帐户被使用
    - 员工旅行使用账号52100，学生旅行使用账号523000
    - 确保有足够的预算
    - 验证业务目的是否是会议的名称
  - 费用报告
    - 确保适当的分配和帐户使用，并有足够的预算
    - 核实所有费用是否附有正确的收据
    - 确保费用是合理的，适合所使用的分配
    - 验证这些购买是否有有效的商业目的
    - 如果触发了警告，请确保其中包含合理的解释
    - 对于差旅和会议，确认是否有预先批准附加在费用上