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采购部门

我们致力于与供应商和承包商建立富有成效的业务关系,以最具竞争力的价格为学院提供优质的产品和服务。我们根据管理法规和规定,包括但不限于加州民事、教育、政府和公共合同法规以及董事会政策的所有规定,根据价格和适用性为学院进行所有交易和合同授予。

我们的商业道德

采购职能将以最有效的方式进行,与服务
大学、法律要求以及公平、有尊严地进行的健全采购实践,
诚实,正直。

由于Mt. SAC是一个国家资助的机构,有几个必需的采购程序和流程,必须由学院和希望提供商品和服务的潜在供应商遵守。根据州法律,SAC董事会对所有购买和合同负有最终责任。

学院的采购理念是与所有供应商保持专业的关系。供应商可以自由宣传,并直接与我们的各个部门联系。然而,你的宣传工作不应该包括礼物,好处,或任何形式的个人奖励给任何学院人员。我们同样致力于包容性机会原则,欢迎所有符合条件的企业参与,包括妇女、少数族裔和其他代表性不足群体拥有和经营的企业。

采购信息

    • 联系我们| (909)274-4245
    • 4-1385号楼

      4号楼,1385号办公室
      办公时间:上午7时30分至下午4时30分
      www.greentechce.com/purchasing

    • 员工目录

      的名字 标题 电话 职责范围
      天使的戴维斯 采购、印刷和邮件服务总监 (909) 274 - 5512 管理采购,印刷和邮件服务。
      Rondell施罗德 采购专家 (909) 274 - 5511 购买项目的非正式/正式建筑投标,设施维护项目,视听,家具,危险品测试/检验服务,以及所有商品和服务的正式建议书(RFP)。p卡根据需要发挥作用。
      蒂芙尼陈 采购专家 (909) 274 - 5514 购买项目的非正式/正式建筑投标,设施维护项目,视听,家具,危险品测试/检验服务,以及所有商品和服务的正式建议书(RFP)。p卡根据需要发挥作用。
      4月兰德里 高级的买家 (909) 274 - 5510 完成采购订单,rfp和投标。
      空* 买家 (909) 274 - 4245 完成采购订单和投标。
      康妮Madarang 买家 (909) 274- 5521 完成采购订单和投标。
      克雷格·霍布森 印刷协调员 (909) 274- 5546 打印服务
      佩吉Amaro 二级行政主任 (909) 274- 5542 打印服务
      唐娜·卢瑟福 首席二级印刷服务技术员 (909) 274- 5545 打印服务
      布兰登·史密斯 印刷服务技术员 (909) 274- 5544 打印服务
      印刷服务技术员 (909) 274- 4255 打印服务
      印刷服务技术员 (909) 274- 4255 打印服务
      克拉伦斯Tagarao 首席邮件室操作员 (909) 274- 4212 邮件服务
      帕特里夏·卡斯蒂略 邮件室操作员 (909) 274- 4212 邮件服务
    • 打印服务

      印刷服务组为学术和行政部门提供复印和装订服务。教师和工作人员可以使用校园内的任何网络连接或从家里连接到互联网,随时随地从他们的网络浏览器中填写打印请求表!在线打印请求系统一定能提供更快、更可靠的服务,节省大量费用。

    • 复印机的位置

      这种无电梯复印机是为偶尔的、小的、快速的复印工作提供的。任何超过30份的复印工作都应提交给印刷服务部门。向IT帮助台(909)274 - 4357报告复印机问题。

      • 4-2520号楼-收发室
      • 26A栋2630室
      • 26D栋2481A室
      • 101F 28B室
      • 60栋1406室
      • 61栋1668室
      • 66号243室
    • 收发室

      邮件服务提供所有进出邮件通过联合邮政服务和校园邮件。


  • 感谢您对与圣安东尼奥山学院合作的兴趣。世界杯英格兰队vs德国队水位
    自2023年1月26日起,我们学院正在从目前基于网络的投标流程(PlanetBids)过渡到OpenGov。
    我们的电子采购门户将允许有兴趣的人士进行以下工作:

    • 注册投标和接收通知的未来机会在电子采购门户通过选择订阅来创建帐户。
    • 通过查找现有征集活动并单击“跟踪”按钮来跟踪现有征集活动的更新。这将允许所有感兴趣的各方自动收到修正案和附录。
    • 提交问题并获得公开征集的答案。
    • 指导供应商通过电子方式响应rfp、投标等流程,以确保提交准确完成。
    • 最终,成为您的所有投标机会由学院发布的一个地点。


    如欲登记有关投标机会的通知,请登记于OpenGov采购.您将收到一封电子邮件来激活您的帐户,然后订阅我们的出价。有关如何注册的更多信息,请参阅我们的帮助文件在这里

    供应商在OpenGov上注册是免费的。

    除了OpenGov注册外,新供应商还应填写一份新供应商包然后发送到purchasing@mtsac.edu

      • 交付

        交付

        发货时,采购订单号必须出现在所有包装和装箱单上。周一至周五上午8点至下午3点30分,节假日除外。除订购单另有规定外,所有运往学院的材料必须交付至:

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院仓库/中央接收
        加州胡桃大大道1100号,邮编91789

      • 报价信息

        报价信息

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院使用OpenGov托管的电子采购系统,免费提供给所有感兴趣的企业。

        OpenGov(电子采购)概述

        电子采购门户网站允许供应商、承包商和服务提供商在线注册,并接收与其业务相关的商品和服务的自动电子邮件招标通知(投标书、rfp和报价),还允许注册供应商下载投标文件、接收附录、提交电子投标书和查看投标结果。

        如欲登记投标机会通知,请在OpenGov采购.您将收到一封电子邮件来激活您的帐户,然后通过导航订阅我们的出价。有关如何注册的更多信息,请参阅我们的这里有帮助文件。

      • 正式投标程序

        正式投标程序

        超过109 300美元的用品和设备需要正式投标。该金额符合《公共合同法典》20651,并可每年增加。

        1. 正式投标通知将通过OpenGov以电子方式向潜在供应商发出,并连续两周每周在当地报纸的法律部分刊登一次。
        2. 投标人必须阅读和理解所有的投标文件。如果供应商需要澄清投标语言的任何部分,他们有机会以书面形式提交“澄清/信息请求”。
        3. 供应商和承包商必须确保在截止日期或之前提交投标书。截止日期后收到的投标将被拒绝。
        4. 投标在指定时间以电子方式开启。
        5. 然后审查投标,以确定最低的负责和响应的投标人。
        6. 选定的供应商和投标建议将在Mt. SAC董事会下一次定期会议(通常是每月的第二个星期三)上提交董事会批准。如果董事会批准,合同就会被授予。
      • 发票和付款

        发票和付款

        一旦确认交货和收到正确的商品以及批准的发票,供应商可在30天内付款。在确定投标和报价时,可考虑允许35天以上现金折扣的发票。

        有关特定发票的付款或加快付款的询问,应直接向学院的应付帐务部.所有发票应通过电子邮件提交给AccountsPayable@mtsac.edu并包括适当的采购订单号。

      • 有害的产品

        供应商被要求提供安全数据表(SDS)的所有产品的制造商被认为是危险的定义加州法规第8章.货物装运时需要SDS。

        化学品采购跟踪

  • Mt. SAC的采购过程是使用横幅金融模块。如果你被认为是Banner Finance的关键人员,你必须参加以下列出的采购培训系列之一。

    完成Banner Finance Overview会话后,您必须提交一个横幅财务账户表以获得适当的Banner安全访问许可。请求者也必须提交OnBase帐户申请表格

    如欲报名参加培训,请按“豆荚日历链接。

  • 本地区已决定遵守《加州统一公共建筑成本核算法》(“CUPCCAA”)、《公共合同法典》第22000条等。据此,根据《公共合同法典》第22034节的规定和政府颁布的标准加州统一建筑成本会计委员会,有意竞投地区工务工程项目的承建商,须填妥及提交非正式招标请求(少于$200,000的工程项目),才能列入地区非正式招标承建商名单。

    根据SB 854,所有承包商和分包商必须在工业关系部(DIR)注册,才能获得公共工程项目合同。DIR有关于其公共工程要求的广泛信息工务网站,包括署长承办商注册

    • Mt. SAC员工常见问题解答
        • 供应商/供应商
        • 请购单和采购订单
            • 如何创建申请单?

              请购单通过横幅金融.Banner是主要的下单平台。请求者必须接受培训并提交已批准的横幅申请表才能使用横幅。

              培训完成后,可以通过电子请求提交订单。在完成请购单时,请确保:

              1. 包括需要订购的日期
              2. 确保获得所有部门/部门所需的批准。请记住以下几点:
                • 所有超过5000美元的订单-副总裁
                • 所有电脑/技术相关订单超过200美元- IT部门
              3. 如果收到报价,在文档文本中列出销售代表和日期。
              4. 对于需要董事会批准的项目,在文件文本中包括董事会批准日期。
              5. 始终使用正确的商品代码,然后按以下顺序列出额外的信息:制造商,制造商/型号,尺寸,颜色,供应商的目录编号。,及/或服务期限。如需购买设备,请参阅“横幅征用指南”。
              6. 采购订单是与供应商签订的合同。合同的任何变更必须由采购部以变更订单的形式通过电子邮件发送至purchasing@mtsac.edu
            • 什么是“备份”?
              备份是与申请相关的必需文件。所有备份都存储在校园的集中信息平台OnBase中。备份可以包括报价、董事会批准、合同、辩护表格或任何其他支持性文件。
              证明有竞争力的价格是要求所有超过10,000美元的购买(包括人工、税和运费)。为了证明这一点,请使用我们的"报价摘要和理由”形式。
            • 我的征用单或采购单在哪里?
              您可以通过登录Banner,然后进入文档历史(FOIDOCH),通过申请编号来查看申请的状态。在“文档类型”字段中输入REQ或PO,在文档代码字段中单击标签,输入申请编号(R00xxxxx)或采购订单编号(P00xxxxx),然后单击GO。检查“状态描述”下的状态。

              注意:您可以通过点击文档编号,从右上角的功能区选择“相关”来访问每个文档。选择“[按类型]查询文件”,然后按“开始”。

              在找东西吗?—如果“收件人”栏中有“收件人号码”,但您尚未收到邮件,请致电中央收货部门(909) 274 - 4870请求状态。
            • 如果我有紧急命令怎么办?

              紧急情况的定义为:

              • 扰乱课堂活动的突发的、无法预料的事件
              • 可能对人员或财产构成危险的计划外状况

              记住:缺乏计划不是紧急情况。

              然而,我们理解事情发生了,订单有时必须加急。这些情况需要请求者、批准者和采购部门之间的协调。按照以下步骤确保您的订单成功加速。

              1. 在横幅中输入征用。
              2. 检查审批队列,查看下一个审批的是谁。要检查审批队列签入Banner并转到FOAAINP。当申请单到达每个审批人的队列时,联系他/她。按照这个流程一直到会计部门的最终批准。
              3. 通过电子邮件与采购部联系purchasing@mtsac.edu通知申请单需要加速处理。在电子邮件中包括供应商名称和申请编号。记得把所有支持性备份文档上传到OnBase。
            • 如何增加或减少采购订单(更改订单)?
              您可以通过向。提交更改订单请求来要求增加或减少purchasing@mtsac.edu.包括所有必要的变更信息。一旦采购部门做出更改,PO将通过审批队列,首先是请求者的部门,然后是会计部门。会计将不批准增加,如果资金是不可用的(NSF)。如果没有足够的资金,则必须编制预算日记账,包括增加的费用。
            • 我如何跟踪申请或变更订单请求的批准?
              使用文件批准(FOAAINP)或文件批准历史(FOIAPPH)。

              要查看谁需要批准,在Banner中,转到FOAAINP,并在文档字段中输入申请编号(如果是变更订单,则输入采购订单编号),然后单击go。该表单按字母顺序对审批队列(部门)进行排序,而不是按所需审批的顺序。首先需要申请部门的批准,最后需要会计部门的批准。突出显示队列级别的行,以查看下面列出的审批人。

              要查看批准历史,请在Banner中进入FOIAPPH,然后在“文件代码”字段中输入具体的申请编号或采购订单/变更序列号,然后单击go。提供了审批历史的列表。
            • 我如何提交申请的支持性备份文件?
              支持文件必须使用请购单封面提交给采购部。每个申购单及其相关文件必须使用单独的封面。支持文件可以扫描和电子邮件发送到purchasing@mtsac.edu.虽然扫描文件是首选的方法,你也可以传真你的文件(909) 274 - 2025,或通过校园邮件转发。
            • 如何删除不再需要的申请单?

              您可以通过Banner中的fareqn访问文档来删除“不完整”的请购单。在空白区域中输入申请编号,然后选择“Go”。在Requisition Entry: Requestor/Delivery Information屏幕上,单击[Delete]按钮。再次重复单击[删除]按钮序列,然后单击“确定”。

              如果您的申请单已经完成,但尚未最终批准,您可以将申请单拉回删除。要拉回一个Requisition,在Banner中键入FOADOCU。进入FOADOCU后,选择“Go”。从那里,选择您想要拉回的Requisition,这样行就会突出显示。点击最右边的“拒绝文档”图标,该图标应该是红色加粗的。关闭FOADOCU页面并返回fareqn。然后输入申请编号并按照上面解释的那样完成“删除”顺序。

            • 我输入了错误的基金、组织、帐户或项目编号。我怎么修改呢?

              申请:在财务部批准申请之前,请求者可以检索申请,使用FOADOCU进行修改。然后返回FPIREQN。输入申请编号并单击GO。修改后,标签完全通过申请,以平衡(看不见的)数据表。如果不平衡,申请将在NSF单元格中显示“A”,并且不会被成功批准。

              订购单:如果尚未付款,您可以要求更改订单以纠正错误。请求变更命令purchasing@mtsac.edu.在主题栏中包括PO号。一旦做出更改,采购订单更改订单(PO C/O)将通过请求部门的批准,然后是会计部门的批准。

              支付费用:提出申请的部门的预算经理将需要以书面形式(通过电子邮件)向财务部提出日记账转帐请求。请在申请中提供“收件人”和“收件人”帐户字符串(基金、组织、帐户和项目编号)。

            • 采购订单已经付款了吗?

              在班纳,去FOIDOCH。在“文档类型”中,输入PO,然后“文档代码”输入PO号,然后单击GO。如果支票正在处理中,发票将显示“P”表示已支付,支票号码和状态将为空白。一旦支票被处理,支票号将被报告。支票状态包括:空白-尚未兑现;F -最终对账(兑现);X取消了。取消支票适用于不再需要付款或支票过期(不再流通)的情况。

            • 如何查询常备采购订单(SPO)或采购订单(PO)的可用余额?

              转到详细负担活动(FGIENCD)。在“负担”字段中输入具体的SPO或PO编号。然后,选择“GO”。在项目部分(中间部分),向下箭头查看PO上的每个项目(如果适用)。对于每个项目,单击“下一个区块”进入交易部分(底部部分)。然后,滚动事务细节。最后一个交易条目将显示当前的结余。

            • 我如何协助加快付款?

              确保每次采购所需的支持文件已提交给采购/应付账款。卖方发票将由应付账款部门接收并发送给相应的部门经理签字。请立即将批准/签署的发票退还给应付账款。支持文件可以包括报价、协议和/或董事会批准。

            • 我的常备采购订单会在年底结束吗?

              供应SPOs是为每件低于500美元的商品开设的,通常在一个财政年度开放,因此将在年底关闭。但是,如果基金余额在年底前已被使用,SPO将与最后一笔付款一起结束。有关更多信息,请参阅财政服务在春季学期通过电子邮件发送的年终结束时间表。

            • 我可以使用基金会帐户在横幅中输入申请吗?

              是的,您可以在Banner中输入申请。选择一个基金会供应商,这些供应商编号以字母F开头。

        • 设备采购
        • 采购卡(P-Card)
            • 什么是p卡?
              购物卡或P-Card是公司信用卡的一种形式,根据卡的类型,可以在不使用传统购买流程的情况下支付商品和/或服务。有关p - card的更多信息,请参阅采购卡使用指南
            • 我怎样取得P-Card?
              通过试用期的正式员工在其区域总裁或副总裁以及行政服务副总裁批准后有资格获得P-Card。完成一个'申请签发采购证的形式。申请一经批准,将转交给采购部。申请者将被要求完成一项培训圆荚体连接
        • 独立的承包商
            • 供应商是否独立承办商?

              AB 5是加州州长于2019年9月签署成为法律的一项法案,涉及当招聘实体声称其雇用的人是独立承包商时的就业状况,并且必须根据《劳动法》、《失业保险法》和工业福利委员会(IWC)的工资命令确定加州的工人是雇员还是独立承包商。
              有关独立承建商与雇员的更多资料,请浏览:
              https://www.dir.ca.gov/dlse/faq_independentcontractor.htm

              提示:提供任何类型服务的供应商(钢琴调音师、机械师、技术人员、讲师、表演艺术家或顾问)被视为独立承包商。查看供应商的W-9表格,如果提供的是社会安全号码作为税号,或者如果他们是个人/独资经营者、单一成员有限责任公司或合伙企业,则他们是独立承包商。

            • 什么是独立承包商程序?
              申请人必须填写“独立的承包商“形式和完整”独立承办商申请”形式。一旦得到人力资源部的批准,该部门将在Banner中完成申请,并在OnBase中上传所需文件。该协议将需要董事会批准。
        • 采购规则

          因为我们用政府的钱来支付我们买的所有东西,所以我们要遵守联邦和州的规定,规定我们买什么以及如何买。

          1. 根据法律,我们的董事会拥有所有采购的唯一权力,除了少数例外,它已将这种权力委托给采购部。
          2. 未经授权的购买。员工不允许向供应商下订单,并向采购部发送“确认”的请购单。员工可以个人负责支付供应商,如果员工承诺学院的任何购买或服务,而不通过采购。
          3. 利益冲突。学院不允许从员工直接或间接拥有的任何公司购买。这被认为是一个利益冲突,如果一个学院的员工将在经济上以任何方式受益。
          4. 分裂。不允许将大订单分成小订单,以避免投标阈值(参见基本流程部分中的阈值表)。
            • 除了违法外,会计部门或审计人员可以停止向供应商付款——这对供应商不公平,因为他们是本着诚信与我们签订合同的。

          5. 只有事先得到校董会的批准,才允许存款。
          6. 彩票基金只能用于购买教学书籍、用品和软件,但不能用于购买设备。
          7. 不允许使用地区基金购买礼品。
          8. 除了一些教学实验室,禁止购买酒精饮料。
          9. 发票应直接从供应商发送到应付账款,付款凭证将直接邮寄给供应商。
        • 基本订单流程

          无论订单大小,基本的采购流程如下:

          1. 确定需要的项目/服务,并从供应商处获得报价。
          2. 确认部门预算中有足够的资金支付采购费用。如果没有足够的资金,启动拨款转移,并通过Banner跟踪它,然后再进行下一步。
          3. 在Banner中创建并提交申请,在OnBase中提供“备份”。
          4. 通过跟踪Banner申请状态获得批准,必要时联系审批人。
          5. 采购部创建采购订单,向供应商下订单。
          6. 仓库接收货物并送到指定区域。
          7. 订单必须在送货单上核对和接收。经理签署供应商发票,接受交货并授权付款。
          8. 应付账款支付发票和支付支票给供应商。
        • 仓库
            • 校园配送计划是怎样的?

              星期一:

              • 1艺术综合体
              • 表演艺术
              • 3健身
              • 4政府
              • 6 LTC

              星期二:

              • 7科学
              • 8校园Café
              • 10创始人大厅
              • 11科学
              • 9E -学生成功中心。
              • 67 A&B健康
              • 45田径
              • 742年体育场

              周三:

              • 12银科学
              • 12个一个基金会
              • 13设计技术
              • 23日这
              • 77年BTC
              • 78年BTC
              • 79年BTC
              • 16E -股权Ctr
              • 9 f
              • 9克

              星期四:

              • a, b, d
              • 27 PE /健康
              • 28 .科技与健康
              • 29中央工厂
              • 科学实验室
              • 69现/焊接

              星期五:

              • 40通讯。
              • 46间体育办事处
              • 长的矮。单位
              • 30.
              • 35
              • 47岁的维护
              • 自然科学/数学
              • 66语言Ctr
              • 70年疾病预防控制中心
              • 73年疾病预防控制中心

              请注意:交货时间表可能会因设施搬迁而有所更改。

              仓库在上午8:00 -下午3:30之间欢迎亲自提货,如果请求者不能等待他们预定的送货,请致电分机4870与仓库联系。准备好提供采购订单号。

            • 什么是库存?

              该仓库储存基本的办公室,教室,纸张和管理用品,供整个校园使用,不收取部门的预算。

              • 可以在Mt. SAC网站下的管理形式页,选择“仓库”按钮。
              • 订单将在下一个预定的交货日送达。
              • 请按需订购,不允许大量储存。
            • 我们部门如何处理不再需要(剩余)的物品或我们收到的捐赠?

              任何不再需要或损坏无法修复的设备或家具都必须妥善处理。在确定校园内不需要其他物品后,学院使用三种方法处理剩余物品:

              • 捐赠给其他教育机构或非盈利机构。
              • 通过清算拍卖公司进行批量销售。
              • 网上拍卖通过清算拍卖公司。

              要求:

              • 如果项目仍在工作,则标记项目。
              • 如果有人有兴趣捐赠,请贴上标签。
              • 捐赠需要利益相关方的一封信,确认其非营利性地位以及董事会的批准。联系采购部了解更多信息。
              • 使用“School Dude”提交一个在线工作订单,以便仓库领取物品。部门管理员有权提交请求。
            • 如何申请搬迁服务?

              仓库员工为以下人员提供有限的搬迁服务:

              • 在单独的办公室或教室里移动家具/设备
              • 每学期为ACCESS学生布置家具
                把多余的设备和家具搬到仓库进行处理

              如需安排仓库工作人员搬迁或搬迁,请通过“学校老兄”在线系统提交工作订单。

            • 什么是校友?

              最近雇用的管理员可以通过设施请求一个学校Dude帐户(909) 274 - 4850

              1. 男生:去login.schooldude.com用用户名和密码登录。
              2. 请填写步骤1和步骤2中所有必填字段。
              3. 在步骤3中,单击Warehouse。
              4. 完成其余步骤4-8,然后单击提交。

              仓库将通过电子邮件或电话联系,以确定完成工作的时间。动作仅限于一间教室或办公室。多个房间和/或建筑物的搬迁由专业搬家公司完成。联络我们的设施部(909) 274 - 4850计划一个大的行动。

        • 单一或唯一来源供应商

          有时,昂贵的物品(超过10,000美元)只有一个来源,并且购买是唯一的和/或该供应商专有的。

          例子

            • 单一来源-天文馆蔡司星投影仪:唯一的投影仪,满足我们的需求,虽然有许多星投影仪和制造商。
            • 唯一来源- TracDat软件用于PIE和SLO/AUO过程:这是同类软件中唯一的软件,它是专有的Nuventive LLP。

          需求

          • 提交一个单一/单一来源表格请采购部门批准。如果产品是专有的,包括一封来自供应商的信。
          • 一旦收到批准,在横幅中输入申请,并将执行的建议和批准的单一/唯一来源表格上传到OnBase。
        • 个人的补偿

          如果使用个人资金为学院进行小额采购,在以下情况下可以要求报销:

          例子

            • 在会议上买一本书
            • 班级项目的特殊项目用品
            • 向不接受采购订单的供应商购买

          需求

          • 必须事先得到部门/部门经理和采购总监的授权。如果不是,员工可能要对购买负责。
          • 限制在500美元以下,除非采购总监或财务服务副总裁另有授权。
          • 不应包括超过500美元的设备(如电脑/打印机)。
          • 完成一个发还款项表格,可在财务服务表格及参考文件网页上查阅。通过Chrome River上传文件,包括原始发票和/或显示购买/付款证明的收据和包装单。必须包括活动的原因、活动日期、与会者和任何其他适用的详细支持。
      有什么建议吗?

      如果您想在我们的列表中添加问题,请发送电子邮件至purchasing@mtsac.edu