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采购部门

我们致力于与供应商和承包商建立富有成效的业务关系，以最具竞争力的价格为学院提供优质的产品和服务。我们基于价格和适宜性为学院进行所有交易和合同授予，并遵循相关法规和规定，包括但不限于加州民事、教育、政府和公共合同法典以及董事会政策的所有条款。

我们的商业道德

采购职能将以最有效的方式执行，并与服务
在公平、有尊严的情况下进行的大学教育、法律要求和合理的采购做法，
诚实和正直。

由于Mt. SAC是一个国家资助的机构，学院和希望提供商品和服务的潜在供应商都必须遵守一些必要的采购程序和流程。根据州法律，Mt. SAC董事会对所有购买和合同负有最终责任。

学院的采购理念是与所有供应商保持专业关系。供应商可以自由广告和直接联系我们的各个部门。但是，你的宣传活动不应该包括给任何学院人员的礼物、优待或任何形式的个人小费。我们同样致力于包容性机会的原则，欢迎所有合格企业的参与，包括由妇女、少数族裔和其他弱势群体拥有和经营的企业。

采购信息

    • 联系我们| (909)274-4245

      purchasing@mtsac.edu

      承包商:
      purconstruction@mtsac.edu

    • 小时| 4-1385楼

      4号楼- 1385号办公室
      营业时间:上午7:30至下午4:30
      www.greentechce.com/purchasing

      定位在地图
    • 员工目录

      员工目录

      的名字 标题 电话 区域的责任
      天使的戴维斯 采购，印刷和邮件服务总监 (909) 274 - 5512 管理采购，打印和邮件服务。
      Rondell施罗德 采购专家 (909) 274 - 5511 购买汽车/卡车、组合式建筑和财产租赁、法律广告、为超过25,000美元的项目进行非正式/正式的建筑投标、p-card功能、危险物质检测/检验服务以及所有商品和服务的正式建议书。
      蒂芙尼陈 采购专家 (909) 274 - 5514
      购买视听设备、用品和服务，对超过25,000美元的项目进行非正式/正式的施工投标，以及维修费用超过25,000美元。招标书(RFP)、p-card功能、建筑师/工程服务和法律广告。
      4月兰德里 高级的买家 (909) 274 - 5510
      购买电器、空调(教学)、航空、餐饮/食品、复印机和答录机、燃料、家具、费用(法律/酒店等)、独立承包商、租赁/租赁、订阅/会员(包括亚马逊)和交通服务(巴士/包车/租赁)。
      桑迪。角 买家 (909) 274 - 5509 农业、建筑与设计、体育、生物、化学、监护、制图、地球科学、设施/维护、消防技术、卫生服务、制造/焊接、数学、摄影、物理、天文馆、放射学、呼吸治疗、安全/安保、电子和建筑等教学设备和用品的采购< 24,999美元。
      康妮Madarang 买家 (909) 274 - 5521 购买办公设备/用品、广告/市场营销、艺术品、书籍/影碟/ dvd、名片、儿童发展、通讯、电脑硬件/软件、保险、洗衣服务、邮寄、音乐、停车、印刷、标志/横幅、奖杯/奖项和剧院。
      克雷格·霍布森 印刷协调员 (909) 274 - 5546 打印服务
      佩吉Amaro 行政管理专业第二 (909) 274 - 5542 打印服务
      唐娜·卢瑟福 首席印刷服务技术员 (909) 274 - 5545 打印服务
      布兰登·史密斯 打印服务技术员 (909) 274 - 5544 打印服务
      空 打印服务技术员 (909) 274 - 4255 打印服务
      空 打印服务技术员 (909) 274 - 4255 打印服务
      克拉伦斯Tagarao 收发室主管 (909) 274 - 4212 邮件服务
      帕特里夏·卡斯蒂略 收发室运营商 (909) 274 - 4212 邮件服务
    • 打印服务

      印刷服务组为学术及行政部门提供影印及装订服务。教师和工作人员可以在他们的网络浏览器上填写打印请求表格，使用校园中的任何网络连接，或同时从家里连接到互联网，随时随地!在线打印请求系统一定会提供更快，更可靠的服务，节省大量资金。

    • 复印机的位置

      无电梯复印机是提供给偶尔的、小的、快速的复印工作。任何超过30份的拷贝作业都应该提交给打印服务。向资讯科技帮助台(909)274 - 4357报告复印机问题。

      在地图上找到复印机
      • 4-2520号楼-收发室
      • 26A座2630室
      • 26D栋2481A室
      • 28B座101F
      • 60号楼1406室
      • 61号楼1668室
      • 66号楼243室
    • 收发室

      邮件服务提供所有传入和传出邮件通过联合邮政服务和校园邮件。


Mt. SAC日历搜索
看到更多的事件

  • 感谢您有兴趣与圣安东尼奥学院做生意。世界杯英格兰队vs德国队水位要开始这个过程，请通过点击PlanetBids标志注册为供应商。
    一旦注册，您就可以:
    1.查看和/或参与地区征集。
    2.维护您自己的供应商简介。
    3.搜索所有投标和建议，并下载文件。
    4.电子投标。
    供应商负责在PlanetBids系统中登记和维护最新、准确的商业概况信息。供应商可以在任何时候编辑他们的个人资料。此外，新的供应商将被要求完成一个新的供应商包，并将其发送给purchasing@mtsac.edu．

      • 交付

        交付

        送货时，采购订单号必须出现在所有包装和装箱单上。接待时间为周一至周五上午8点至下午3点半，节假日除外。除采购订单另有规定外，所有运至学院的材料必须送到:

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院仓库/中央接收
        1100 N. Grand Avenue Walnut, CA 91789

      • 报价信息

        报价信息

        世界杯英格兰队vs德国队水位圣安东尼奥山学院使用PlanetBids基于网络的采购系统，对所有感兴趣的企业免费提供。现在就开始点击PlanetBids下面的按钮。

        行星投标供应商

        PlanetBid概述

        planetbides系统允许供应商、承包商和服务提供商在线注册，并接收与其业务相关的商品和服务的招标(投标、rfp和报价)的自动电子邮件通知，同时允许注册供应商下载投标文件，接收附录，提交电子投标，并通过planetbides系统查看投标结果。

      • 正式的投标过程

        正式的投标过程

        需要正式投标购买$99 100以上的用品和设备。该金额符合公共合同法典20651，并可能逐年增加。

        1. 正式投标通知将发给潜在的供应商电子通过PlanetBids并连续两周在当地报纸的法律版面上刊登。
        2. 投标人必须阅读和理解所有投标文件。如果供应商需要对投标语言的任何部分进行澄清，他们有机会以书面形式提交“澄清/信息请求”。
        3. 供应商和承包商必须确保在截止日期或之前提交投标。在截止日期后收到的投标将被拒绝。
        4. 投标在指定时间以电子方式打开。
        5. 然后对投标进行审查，以确定负责和反应灵敏的出价最低的投标人。
        6. 选定的供应商和投标方案将被推荐给山SAC董事会在其下次定期会议(通常是每月的第二个星期三)上批准。如果得到董事会的批准，合同就会被授予。
      • 发票和付款

        发票和付款

        一旦确认收到正确的货物和经批准的发票，供应商可能期望在30天内付款。在确定投标和报价时，可以考虑允许现金折扣超过35天的发票。

        关于特定发票的付款，或加快付款，应直接向学院应付账款部门．所有发票应通过电子邮件提交到AccountsPayable@mtsac.edu并包括适当的采购订单号。

      • 有害的产品

        要求供应商提供来自制造商的安全数据表(SDS)，用于所有被定义为危险的产品《加州法规》第8章．SDS是货物装运时需要的。

        化学采购跟踪

    行星投标供应商

  • Mt. SAC的采购过程是使用横幅金融模块。如果您已被确认为Banner财经的关键人物，您必须参加下列采购培训系列之一。

    完成Banner Finance Overview会话后，您必须提交一份Banner财务账户表接收适当的Banner安全访问许可。请求者还必须提交一个OnBase账户请求表．

    如欲报名参加培训，请点击“豆荚日历”下面的链接。

  • 根据sb854规定，所有承建商及分判商必须向劳资关系署(DIR)登记，方可获批出公共工程项目合约。署长备有有关公共工程规定的详尽资料公共工程网站，包括DIR承包商登记．

    • Mt. SAC员工常见问题解答
        • 供应商/供应商
        • 请购单和采购订单
            • 我如何创建一个申请?

              请购通过横幅金融．横幅是订购的主要平台。请求者培训和批准的横幅请求表格需要获得访问横幅。

              培训完成后，可通过电子请求提交订单。填写申请单时，请确保:

              1. 包括需要订购的日期
              2. 确保获得所有部门/部门所需的批准。请记住以下几点:
                • 所有订单超过5000美元-副总裁
                • 所有电脑/技术相关的订单超过200美元- IT部门
              3. 如果收到报价，请在文档文本中列出销售代表和日期。
              4. 对于需要董事会批准的项目，请在文件文本中注明董事会批准日期。
              5. 请务必使用正确的商品编码，然后按以下顺序列出附加信息:制造商、制造/型号、尺寸、颜色、供应商目录编号。，及/或服务期限。如需购买设备，请参阅《横幅征用指南”。
              6. 采购订单是与供应商签订的合同。该合同的任何变更必须由采购部通过电子邮件以变更订单的形式发出purchasing@mtsac.edu．
            • 什么是“备份”?
              备份是连接到申请请求的必要文档。所有备份都存储在校园的集中信息平台OnBase中。备份文件可以包括报价、董事会批准、合同、证明表格或任何其他支持文件。
              有竞争力的价格证明是要求所有超过10000美元的购买(包括劳动力，税和运费)。用我们的“”来证明报价摘要和理由”形式。
            • 我的请购单或采购单在哪里?
              您可以通过在Banner上签名，并进入文档历史(FOIDOCH)，根据“请购号”搜索来检查您的请购状态。在“文档类型”字段中输入REQ或PO，选择文档代码字段，输入请购编号(R00xxxxx)或采购订单编号(P00xxxxx)，然后单击GO。在“状态描述”下查看状态。

              注意:您可以通过点击文档编号，从右上角的功能区中选择“相关”来访问每个文档。选择【查询文档【按类型】，点击【去】。

              寻找物品吗?—如果收货人一栏有收货人号码，但您尚未收到货物，请与中央收货人部门联络，电话(909) 274 - 4870请求一个状态。
            • 如果我有紧急命令怎么办?

              紧急情况的定义为:

              • 扰乱课堂活动的突发的、不可预见的事件
              • 可能对人或财产构成危险的意外状况

              记住:缺乏计划不是紧急情况。

              然而，我们明白事情会发生，订单有时必须加快。这些情况需要请求者、批准者和采购部门之间的协调。遵循以下步骤，确保您的订单成功加快。

              1. 在Banner中输入一个请求。
              2. 检查审批队列，查看下一个要审批的人。要检查批准队列，请在Banner中签名并转到FOAAINP。请购单到达每个批准人的队列后，联系他/她。按照这个程序一直到会计部的最终批准。
              3. 通过电子邮件联系采购部purchasing@mtsac.edu通知申请需要加速处理。在电子邮件中包括供应商名称和采购编号。记得上传所有支持备份文档到OnBase。
            • 我如何增加或减少采购订单(更改订单)?
              您可以通过提交更改订单请求来要求增加或减少purchasing@mtsac.edu．包括更改所需的所有信息。一旦Purchasing进行了更改，PO将通过审批队列，首先是请求者的部门，然后是Accounting。如果资金不可用，会计部将不会批准增加(NSF)。如果没有足够的资金，就必须处理一份预算日记账来支付增加的费用。
            • 我如何追踪申请或更改订单申请的批准?
              使用文件批准(FOAAINP)或文件批准历史(FOIAPPH)。

              要查看谁需要批准，在Banner中，转到FOAAINP，并在Document字段中输入Requisition number(或Purchase Order number，如果是更改订单)，然后单击go。该表单按照字母顺序对审批队列(部门)进行排序，而不是按照所需审批的顺序。首先需要申请部门的批准，最后需要财务部的批准。突出显示队列级别行以查看下面列出的审批者。

              要查看审批历史，在Banner中，进入FOIAPPH，然后在“文档代码”字段中输入具体的申请单号或采购订单/变更序列号，点击go。提供了一份批准历史清单。
            • 我如何提交申请所需的证明文件备份?
              证明文件必须使用“请购单封面”提交给采购部门。每份申请书及其相关文件必须使用单独的封面纸。支持文件可以扫描并通过电子邮件发送到purchasing@mtsac.edu．虽然扫描文件是首选的方法，你也可以传真你的文件到(909) 274 - 2025或通过校园邮件转发。
            • 如何删除不再需要的申请?

              您可以通过Banner中的fareqn访问文档来删除一个“不完整”的请求。在空白区域输入申请编号，然后选择“Go”。在“请求条目:请求者/交付信息”界面，点击【删除】按钮。再次点击[删除]按钮序列，然后点击“确定”。

              如果您的申请已经完成，但没有最终批准，您可以撤回申请删除它。要撤回请求，请在Banner中输入FOADOCU。进入FOADOCU后，选择“Go”。从那里，选择您想要拉回的Requisition，这样这一行就会被突出显示。点击最右边的“拒绝文档”图标，它应该是红色加粗的。关闭FOADOCU页面，然后返回fareqn。然后输入请购单编号，并按照上面的解释完成“删除”序列。

            • 我输入了不正确的基金、机构、帐户或程序号。我该如何修改它?

              申请书:在请求被Accounting批准之前，请求者可以检索请求，使用FOADOCU进行修改。然后回到FPIREQN。输入申请编号，点击GO。修改后，标签完全通过请求来平衡(看不见的)数据表。如果不平衡，申请将在NSF单元中显示“A”，将不会被成功批准。

              对于采购订单:如果付款还没有完成，您可以要求PO更改订单来纠正错误。通过请求更改订单purchasing@mtsac.edu．在主题行中包括PO号。一旦进行了更改，采购订单更改订单(PO C/O)将通过请求部门的批准，然后是会计部门的批准。

              支付:已支付的费用:请求部门的预算经理将需要以书面形式(通过电子邮件)请求将日记账转到会计部门。请在申请表格上提供“到”和“从”帐户字符串(基金、机构、帐户和项目编号)。

            • 采购订单付款了吗?

              在班纳，去FOIDOCH。在“文档类型”中输入PO，然后在“文档代码”中输入PO号，然后点击GO。如果支票正在进行中，发票上会显示“P”表示已付款，支票号和状态为空白。一旦支票被处理，支票号将被报告。支票状态包括:空白-尚未兑现;F -最终对账(兑现);X被消去了。取消支票将适用于支付不再需要，或支票过期(不再流通)的情况。

            • 如何查询常备采购订单(SPO)或采购订单(PO)的可用余额?

              请参阅产权负担活动(FGIENCD)的细节。在“产权负担”字段中输入特定的SPO或PO号。然后,选择“走”。在物品部分(中间部分)，向下箭头可以看到PO上的每个物品，如果适用的话。对于每一项，点击“Next Block”进入交易部分(底部部分)。然后，滚动查看交易细节。最后一个事务条目将显示当前余额。

            • 我如何帮助加快付款?

              确保支持文件，适用于每一次采购，已提交采购/应付帐款。应付帐款将收到供应商发票并送交相关部门经理签字。请尽快将已批准/签署的发票交回应付帐款。支持文件可以包括报价、协议和/或董事会批准。

            • 我的常备供应采购订单(SPO)会在年底结束吗?

              供应订单是针对每个500美元以下的项目，通常会在一个财政年度中打开，因此将在年底结束。但是，如果在年底之前使用了基金余额，则SPO将在最后一次付款时结束。如需更多信息，请参阅财政部门在春季学期通过电子邮件发送的年终截止时间表。

            • 我可以使用基金会账户在班纳输入申请吗?

              是的，你可以在班纳输入申请。选择一个Foundation供应商，它们是以字母F开头的供应商编号。

        • 设备采购
        • 采购卡(P-Card)
            • 什么是P-Card?
              购买卡(P-Card)是一种公司信用卡，根据不同的信用卡类型，人们可以在不使用传统购买流程的情况下支付商品和/或服务。有关p - card的更多信息，请参阅采购卡用户指南．
            • 我如何获得P-Card?
              通过试用期的正式员工，在其所在地区的总裁或副总裁以及行政服务副总裁的批准下，有资格获得p卡。完成的申请发放采购卡的形式。一旦批准，请求将被转发到采购部门。申请人将被要求通过以下途径完成培训圆荚体连接．
        • 独立的承包商
            • 供应商是独立承建商吗?

              AB 5是加州州长于2019年9月签署的一项法案，解决了就业状况，即招聘实体声称其雇佣的人是独立承包商，并必须根据《劳工法》、《失业保险法》和工业福利委员会(IWC)的工资命令，确定加州的工人是雇员还是独立承包商。
              有关独立承包商与雇员的更多信息，请访问:
              https://www.dir.ca.gov/dlse/faq_independentcontractor.htm

              提示:提供任何类型服务的供应商(钢琴调音师、机械师、技术人员、讲师、表演艺术家或顾问)都被视为独立承包商。查看供应商的W-9表格，如果提供的税务ID号是社会安全号码，或者如果他们是个人/独资经营者、单一成员有限责任公司或合伙企业，他们是独立承包商。

            • 什么是独立承包人程序?
              请求者必须填写“独立的承包商“表格及完整”独立承包人请求”形式。一旦人力资源部批准，部门将在Banner中完成一个申请请求，并在OnBase中上传所需的文件。该协议将需要董事会批准。
        • 采购规则

          因为我们买任何东西都用政府的钱，所以我们要遵守联邦和州的法规，这些法规规定我们买什么以及如何买。

          1. 根据法律，我们的董事会拥有所有采购的唯一权力，除了少数例外，它已授权采购。
          2. 未经授权的购买。员工不允许向供应商下订单并向采购部门发送“确认”申请。如果员工在未经过采购环节的情况下向学院承诺购买或提供任何服务，则员工可以自行承担向供应商付款的责任。
          3. 利益冲突。学院不得向员工直接或间接拥有所有权的任何公司购买产品。这被认为是利益冲突，如果一个学院的雇员将以任何方式获得经济利益。
          4. 分裂。不允许将大订单拆分成小订单以避免出价阈值(见基本流程部分的阈值表)。
            • 除了违法之外，会计部门或审计员可以停止支付给供应商-这对供应商是不公平的，因为他们与我们签订了良好的合同。

          5. 只有在获得董事会的事先批准后才允许存款。
          6. 彩票基金只能用于购买教学书籍、用品和软件，不能用于购买设备。
          7. 用地区基金购买礼品是不允许的。
          8. 除了一些教学实验室外，决不允许购买酒类。
          9. 发票应由卖方直接发送至应付帐款，付款凭证将直接邮寄给卖方。
        • 基本的订单流程

          无论订单的大小，基本采购流程如下:

          1. 确定需要的项目/服务，并从供应商那里获得报价。
          2. 核实部门预算是否有足够的资金支付采购。如果没有足够的资金可用，在进行下一步之前，启动拨款转移并通过班纳跟踪它。
          3. 在Banner中创建并提交申请，在OnBase中提供“备份”。
          4. 通过通过批准跟踪Banner申请状态，并根据需要联系批准人员来获得批准。
          5. 采购部门创建采购订单，向供应商下订单。
          6. 仓库接收货物并将货物送到指定区域。
          7. 订单必须在送货单上核对和接收。经理签署供应商发票，接受这些物品的交付和授权付款。
          8. 应付账款支付发票和支付支票给供应商。
        • 仓库
            • 校园交货时间表是什么?

              星期一:

              • 1艺术复杂
              • 2表演艺术
              • 3健身
              • 4政府
              • 6 LTC

              星期二:

              • 7科学
              • 8校园咖啡馆
              • 10创始人霍尔
              • 11科学
              • 9A-D学生Svc 9E -学生成功中心。
              • 67年方式健康
              • 45田径
              • 742年体育场

              周三:

              • 12 Ag)科学
              • 12个一个基金会
              • 13个设计技术
              • 23日这
              • 77年BTC
              • 78年BTC
              • 79年BTC
              • 16E -股权中心
              • 9 f
              • 9克

              星期四:

              • 26a, b, d
              • 27 PE /健康
              • 28日科技健康公司
              • 29日中央
              • 60个科学实验室
              • 69现/焊接

              星期五:

              • 40通讯。。
              • 46个体育办公室
              • 长的矮。单位
              • 30.
              • 35
              • 47岁的维护
              • 自然科学/数学
              • 66年语言Ctr
              • 70年疾病预防控制中心
              • 73年疾病预防控制中心

              请注意:交货时间表可能因设施搬迁而更改。

              仓库在上午8:00 -下午3:30之间欢迎上门取货，如果客人不能等待他们预定的送货时间，请联系仓库Ext. 4870。准备好提供购买订单号。

            • 什么是库存?

              仓库储存基本的办公室、教室、纸张和管理用品，供整个校园使用，不收取部门预算费用。

              • 请在Mt. SAC网站上提出管理形式页面，选择“仓库”按钮。
              • 订单将在下一个预定的交货日交货。
              • 请按需订购，不允许大量囤货。
            • 我们部门如何处理不再需要的物品(剩余)或我们收到了捐赠?

              任何不再需要的设备或家具，或损坏无法修复的，必须妥善处理。在确定该物品在校园内不再需要后，学院使用三种方法处理剩余物品:

              • 二向其他教育机构或非牟利机构捐款。
              • 通过清算人拍卖公司批量出售。
              • 在线拍卖通过清算人拍卖公司。

              要求:

              • 标记项目(s)，如果它仍然工作。
              • 如果有人对捐赠感兴趣，请标记物品。
              • 捐赠需要有利害关系方的一封信，确认其非营利地位以及董事会的批准。联系采购进一步信息。
              • 使用“School Dude”提交一个在线工作订单，以便仓库提取物品。部门管理员可以提交请求。
            • 如何申请搬迁服务?

              仓库工作人员为下列人员提供有限的搬迁服务:

              • 在一间办公室或教室内移动家具/设备
              • 每学期为ACCESS学生布置家具
                将多余的设备和家具移至仓库处理

              如需安排仓库员工搬迁或搬迁，请通过“学友”在线系统提交工作单。

            • 什么是School Dude?

              最近聘请的管理员可以通过设施请求学校Dude帐户(909) 274 - 4850．

              1. 进入学校老兄:去login.schooldude.com然后用名字和密码登录。
              2. 完成步骤1和2中的所有必填项。
              3. 在步骤3，单击Warehouse。
              4. 完成剩下的步骤4-8并单击提交。

              仓库将通过电子邮件或电话联系，确定完成工作的时间。移动仅限于一个教室或办公室。多个房间和/或建筑物的搬迁由专业搬家公司完成。与我们的设施部门联络(909) 274 - 4850安排一次大的移动。

        • 单一或唯一来源供应商

          有时候，一件昂贵的物品(超过10,000美元)只有一个来源，而且购买是该供应商独有的和/或专有的。

          例子：

            • 蔡司星辰投影仪:只有满足我们需求的投影仪，虽然有很多星辰投影仪和制造商。
            • PIE & SLO/AUO工艺的唯一Source - TracDat软件:这是同类软件中唯一的软件，属于Nuventive LLP所有。

          需求：

          • 提交一个单/唯一来源形式到采购部审批。如果产品是专有的，请附上供应商的一封信。
          • 一旦收到批准，在Banner中输入申请，并将执行的提案和批准的单一/唯一来源表格上传到OnBase。
        • 个人的补偿

          如果学生用个人的钱为学院购买小额物品，可以在下列情况下申请报销:

          例子：

            • 在会议上买一本书
            • 班级项目的特殊项目用品
            • 向不接受采购订单的供应商采购

          需求：

          • 必须事先得到部门/部门经理和采购总监的授权。如果不是，员工可能要为购买负责。
          • 除非采购总监或财政事务协约副总裁另有授权，否则限制在500美元以下。
          • 不应包括超过500美元的设备项目(如电脑/打印机)。
          • 完成一个支付报销的形式，可在财政服务表格和参考文件网页上找到。通过Chrome River上传文件，包括原始发票和/或显示购买/付款证明的收据和装箱单。必须包括活动的原因，活动日期，参加者和任何其他适用的详细支持。
      有一个建议吗?

      如果您想在我们的列表中添加一个问题，请发送电子邮件到purchasing@mtsac.edu

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南格兰德大街1100号，胡桃，CA 91789

  • 电话(909) 274 - 7500

  • 校园警察(909) 274 - 4555

  • Text-A-Tip(909) 610 - 9139

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