铬河整治资源

Mt. SAC已经实施了Chrome River，以实现旅行和非旅行相关费用的自动化。

有了Chrome河，你将能够:

以电子方式提交费用报告
通过手机或网页浏览器上传收据
通过在线或电子邮件批准提交的费用报告

浏览常见问题(FAQ)

通过点击下面的视频资源链接，了解如何使用Chrome River:

Chrome河训练视频(点击标题链接为更大的版本与步骤)

铬河简介

了解使用Chrome河的好处
了解如何在您的移动设备上安装Chrome River和Chrome River SNAP
通过Mt. SAC门户进入铬河
注册一个备用电子邮件地址在Chrome河
在Chrome River中设置代表来创建代表您的报告
选择其他用户来代表他们创建报告

创建会议和差旅预批准报告

了解如何创建预批准报告
了解如何编辑和提交预批准报告
了解如何跟踪提交的预批准报告，以及谁需要批准这些报告

创建P-Card费用报告

通过Chrome River了解P-Card的使用规则
学习如何创建P-Card费用报告
学习如何编辑和提交P-Card费用报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并查看谁需要批准它们

附加Chrome河视频(点击标题链接为更大的版本与步骤)

创建直接支付费用报告

学习如何创建直接支付费用报告
学习如何编辑和提交直接支付费用报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并查看谁需要批准它们

铬河审批报告

了解如何批准费用报告从您的电子邮件或在Chrome河

结合视频:介绍，预批准和直接支付一起

一段结合了这些关键功能的视频。
内容与其他视频相同，结合起来方便

附加Chrome河视频(点击标题链接为更大的版本与步骤)

创建会议和差旅费用报告

了解如何创建会议和差旅费用报告
了解如何导入会议差旅预审批报告
了解如何跟踪提交的费用报告，并查看谁需要批准它们

如何在会议和差旅费报告中链接p卡费用

如果您是P-Card的所有者，学习如何将P-Card的费用与会议和差旅费用报告联系起来

常见问题

问题吗?
探索下面的常见问题

常见问题

最后更新:3/15/22

一般

- 我用Chrome河做什么?
  
  Chrome River用于电子提交会议和差旅预批准、会议和差旅费用、仅为员工直接支付，以及重新分配p卡交易。
- 如何登录到我的门户?
  
  从Mt. SAC主页，点击右上角的“门户”，输入您的登录凭证。
- 我在哪里可以找到Chrome河?
  
  一旦您登录到员工门户，进入顶部的“员工”选项卡，您将发现Chrome河portlet。您将通过单点登录连接到Chrome河，而不必再次输入您的凭据。
- 我有通过电子邮件批准请求的技术问题。
  问题:当通过电子邮件接受提交的请求时，会打开一个网页浏览器而不是电子邮件应用程序。
  解决方案:将默认的电子邮件应用程序从浏览器更改为Outlook。
  - 在Windows中，单击开始图标打开开始菜单
  - 下一步点击齿轮图标打开您的设置
  - 在“设置搜索”中输入“默认应用程序”，然后点击结果
  - 点击默认的电子邮件应用程序，并将其更改为Outlook
- 我有批准请求的技术问题，因为不匹配的电子邮件地址。
  问题:当接受提交的请求时，我得到错误信息“您最近试图批准以下报告，但我们无法匹配您的电子邮件地址[your.email@mtsac.edu在我们的系统中。请审查。”
  解决方法:将邮件中的邮件地址添加到您的Chrome River配置文件中。
  - 登录Chrome河，进入您的帐户设置
  - 从Chrome河帐户设置页面，选择添加替代电子邮件按钮。
  - 输入错误消息中注明的电子邮件地址，然后单击添加按钮

预先批准

- 什么时候需要预先批准?
  
  所有会议和旅行申请都需要预先批准。
- 我应该提前多远提交我的旅行和会议申请?
  
  建议您在知道自己参加会议的情况后立即提交预批准申请。请预留最少五(5)个工作天处理您的申请。如果会议或出差需要副总裁批准，请给10个工作日的时间。
  
  如果您使用的是专业发展(POD)资金，请允许四(4)周。学生参加会议和出国旅行需要得到董事会的批准。董事会会议日期可以在Mt. SAC网站下找到董事会。
- 我应使用什么类型的报告作预批核?
  
  任何职员或教职员旅行请选择“员工旅行”。此报告类型与帐户521000绑定。
  
  所有学生旅游请选择“学生旅游”。此报告类型与帐户523000绑定。
- 我可以预支膳食津贴吗?
  是的，请在“现金预支”字段填写所需金额，并上传班级花名册(包括学生/员工姓名和a号)到预批准申请。
- 我如何预先支付费用(如注册费、住宿费等)?
  
  请完成一个付款及发还申请表格，并附上发票及/或注册确认书、户口号码及任何特别邮寄指示，然后直接电邮至财务处处理。请注意，预付费将在Chrome River的系统之外进行管理。
- 如果我有一个免费的旅行和会议呢?
  
  请不进入Chrome河，而不是完成会议和差旅申请/费用报销表并在表格顶部注明“本区无费用”，然后电邮至财政服务部。
- 如果我不参加会议，需要取消我的请求怎么办?
  
  请登录Chrome River，选择相应的预审批，点击“过期”，释放已占用资金。
- 我还会得到T号吗?
  
  不，Chrome River不会分配T号，相反你会得到一个报告ID号。
- 谁需要批准我的预批准?
  
  一旦在Chrome River提交了预批准，该请求将通过电子邮件发送给需要批准的员工的直接经理，然后是其他审批经理，以及需要的副总裁。
  
  审批者由HR记录和预算审批队列决定。Chrome River不允许对审批人进行替换或更改。
- 我如何知道我的预批准是否已获批准?
  
  您将收到一封来自Chrome河的电子邮件，让您知道您的请求已被批准。
- 我的请求会被拒绝吗?
  
  是的，请求可能会因为很多原因被拒绝，包括但不限于预算不足、信息缺失和使用错误的账户。
- 其他人可以代表我进入预先批准吗?
  
  是的，但首先你必须委派这个人，这样他们才能访问你的仪表板。

费用报告

- 我提交费用是否需要预先批准?
  与旅行和会议有关的费用需要事先批准。对于直接支付和p-card费用的预批准不属于流程的一部分。
- 我可以用我的个人邮箱上传收据吗?
  不，铬河只会识别你的Mt. SAC邮件。
- 如何上载收据?
  - 电子邮件收据
  - 拖拽
  - 使用Chrome River应用程序来拍照
- 我应该把收据电邮到哪里?
  请发送邮件至:receipt@ca1.chromeriver.com
- 我的费用如何得到批准?
  费用将使用人力资源记录和预算审批队列通过电子方式进行审批。
- 我如何计算我的里程?
  使用Chrome River地图，选择你的起点和终点，你的里程将自动计算。
- 我可以申请每日津贴吗?
  是的，除非你的行程超过一天。
- 我们现在的日津贴是多少?
  每天55美元。
- 我是否需要上传用P-Card支付的物品收据?
  不可以，p-card收据将被上传至p-card模块，并应与差旅费和会议费用分开。
- 我可以代别人提交费用吗?
  是的，但是首先那个人需要授权给你。
- 我可以通过Chrome River为我自己以外的人申请报销吗?
  
  不，Chrome River是专为报销业主的费用。如果您需要向这些供应商报销酒店、航班等第三方费用，可以在Chrome River以外的地方使用付款报销申请表进行报销。
- 如果我遗失了收据，我该怎么办?
  请填写一张丢失的收据证词然后上传这个来代替你的收据。

联系

联系	主题	电子邮件
伊芙琳·埃莫西约	会议和旅游	ehermosillo5@mtsac.edu
财政服务	非会议和差旅员工报销	AccountsPayable@mtsac.edu
采购	P-Card支持	Purchasing@mtsac.edu

铬河简介

- 1在移动设备上安装Chrome River应用程序(0:50 -一)
  可选:只有当你想从你的移动设备访问Chrome河
  - 导航到谷歌Play或Apple App store并搜索“Chrome河”
  - 安装应用程序到您的设备并打开
  - 输入您的Mt. SAC电子邮件地址
  - 第一次登录时，您需要输入一个已发送到您的电子邮件中的代码
  - 输入您的门户网站用户名和密码登录到您的Chrome河帐户
- 2在移动设备上安装Chrome River SNAP应用程序(1:30 - 16)
  可选:只有当您想轻松上传收据到您的Chrome河帐户使用您的手机相机
  - 导航到谷歌Play或Apple App store并搜索“Chrome河急”
  - 安装应用程序到您的设备并打开
  - 输入您的Mt. SAC电子邮件地址
  - 第一次登录时，您需要输入一个已发送到您的电子邮件中的代码
  - 当你第一次打开应用程序时，它会要求使用你的相机。选择“使用应用程序时”
  - 把收据装好，按下快门
  - 点击上传，将收据发送到您的Chrome River账户
- 3.在浏览器中访问Chrome河(20 - 40)
  - 导航到www.greentechce.com并登录到您的门户网站
  - 从顶部的选项卡链接单击“员工”选项卡
  - 点击来自Chrome River portlet的蓝色Chrome River按钮
- 4添加备用电子邮件到您的Chrome河帐户(41 - 26)
  可选:添加备用电子邮件，如果你想发送收据到Chrome河从一个电子邮件地址，即不你Mt. SAC的电子邮件
  - 登录铬河
  - 在Dashboard中，从右上角单击您的名字并选择“设置”从下拉菜单
  - 单击“+添加替代邮件”按钮
  - 输入备用邮件
  - 通过点击发送到Mt. SAC电子邮件地址的链接来验证这个新的替代电子邮件
- 5添加委托到您的Chrome河帐户(27 - 21)
  可选:如果您想让某人能够以您的名义创建报告，可以添加一个委托。批准委托需要指定一组访问时间
  - 登录铬河
  - 在Dashboard中，从右上角单击您的名字并选择“设置”从下拉菜单
  - 从左侧栏选择“委托设置”
  - 单击“+添加新委托”按钮
  - 输入人员的姓名或从下拉菜单中选择他们
  - 对于批准代表，请单击“+添加新的批准代表”按钮
  - 输入人员的姓名或从下拉菜单中选择他们
  - 输入“开始日期”和“结束日期”，单击“保存”
- 6选择其他用户(23 - 5)
  可选:选择另一个用户允许您创建报告并代表他们分配事务。他们一定已经将您设置为委托
  - 登录铬河
  - 在Dashboard中，从右上角单击您的名字并选择“选择另一个用户”从下拉菜单
  - 在搜索字段中输入要过滤的用户名，然后单击以选择它们
  - 选中的用户名将出现在工具栏的右上方
  - 要恢复到您的用户名，请单击右上角的名称并选择“回归”从下拉菜单

创建会议和差旅费用报告

- 1创建预审批报告(0:10 -一)
  在您旅行之前需要一份预批准报告，该报告不用于直接支付
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新预先批准报告”从下拉菜单
  - 填写表单中的每个字段
    - 输入报告名称“会议和旅行”
    - “开始日期”和“结束日期”是您旅行的期间
    - 在“业务目的”中输入您要参加的会议的名称
    - 在“报告类型”中选择其中之一“员工旅行”或“学生旅行”
    - 对于旅行类型，选择其中之一“在状态”或“状态”
    - 预支现金只可用于学生旅行餐费
    - 选择您要出差的财政年度
    - 在allocation部分中，从下拉菜单中选择正确的选项，或者开始输入姓名或帐号来筛选列表
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 2将估计费用添加到报告中(1:45 - 32)
  - 为您要添加的费用类型选择适当的贴图
  - 输入估计金额
  - 在Description中增加一些费用的详细信息
  - 单击“保存”顶部的按钮
  - 重复这一步骤，直到你把所有的预估费用加起来
  - 要删除或编辑添加的费用，请从左侧菜单中选择它，然后单击“删除”或“编辑”按钮
  - 一旦一切都完成，点击绿色“提交”按钮
  - 点击绿色，证明所有费用是真实和正确的“提交”按钮再次
- 3.跟踪提交的预批准报告(34 - 19)
  - 在Chrome River仪表盘的左侧有一个PRE-APPROVAL ribbon
  - 单击“提交”预批准带的部分
  - 选择您想要跟踪的预批准报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上角
  - 中的每个步骤都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的审批过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到您将收到从Chrome河确认电子邮件
  - 若要关闭部分使用、部分应用或不再需要的预批准报告，请导航回Pre-Approvals并选择该报告
  - 单击“过期”按钮从右上角的菜单
  - 通过单击“过期”按钮再次

创建P-Card费用报告

- 1定位P-Card费用(0:53 -节)
  - 登录Chrome River进入仪表板
  - 从右上角选择菜单按钮并选择“eWallet”
  - 选择“信用卡”从右侧菜单的侧栏只显示P-Card或与旅行相关的费用
  - 您可以单击费用上的小箭头，以显示有关费用的更多细节
- 2创建费用报告(28 - 45)
  报表期间从每月26日到次月25日
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新费用报告”从下拉菜单
  - 忽略“从预先批准进口”
  - 填写表单中的每个字段
    - 报告名称的约定是"P-Card, LastName, FirstInitial, StatementDate"
      
      例如," p卡，骑警，J, 1/25/21"
    - “开始日期”和“结束日期”是语句的时间段
    - 在商业目的进入的惯例是"结算期结束时的P-Card交易"
      
      例如," 21年1月25日终了结算期的p卡交易"
    - 在报告类型选择中“P-Card”
    - 财政年度将默认为当前财政年度
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 3.在报告中增加费用(46 - 8)
  不选择“创建新”在创建P-Card分配时
  - 选择“信用卡”从左侧栏
  - 当您完成时，请选择报表期间需要记入费用的交易“添加”按钮
  - 第一个事务将出现，一些字段将自动为您填写
  - 在Description字段中输入收费的内容
  - 如果事务被归类为“杂项/其他”在Misc Expense下拉菜单中选择适当的帐户
  - 在allocation部分中，从下拉菜单中选择正确的选项，或者开始输入姓名或帐号来筛选列表
    - 如果需要在多个帐户之间进行分配，请单击“+添加配置”按钮，并选择另一个Allocation
    - 按所需的金额分割分配
  - 附上收据点击“添加附件”按下按钮并选择收据
    - 收据可能会自动合并与您的交易，如果他们已经上传到您的收据画廊
  - 点击“保存”从顶部工具栏
  - 如果有多个事务，就会出现下一个事务。重复前面的步骤，直到分配所有事务
- 4编辑已分配事务并提交报告(飞机于8:01 - 26)
  - 选择要编辑的交易，然后单击“编辑”按钮
  - 进行任何更改或修复任何错误，然后单击“保存”按钮
  - 黄色三角形表示警告，在提交报告之前，如果需要，您必须提供解释
  - 如果您想分配另一个事务，请选择“+”按钮从左上角的菜单
  - 如果要删除已分配事务，请从左侧菜单中选择该事务，然后单击“删除”按钮
  - 一旦你完成点击绿色“提交”按钮提交报告
  - 点击绿色，证明所有费用是真实和正确的“提交”按钮再次
- 5跟踪提交的预批准报告(10 - 12:05)
  - 在Chrome River仪表盘的左侧有一个“开支”丝带
  - 单击“提交”费用丝带的一部分
  - 选择您想要跟踪的P-Card费用报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上角
  - 您将看到一个P-Card费用类型的列表，选择您想要跟踪的行项目
  - 中的每个步骤都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的审批过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到您将收到从Chrome河确认电子邮件
- 6回收P-Card费用报告(12:06 - 13:27)
  - 在Chrome River仪表盘的左侧有一个“开支”丝带
  - 单击“提交”费用丝带的一部分
  - 选择要收回的P-Card费用报告，然后单击“回忆”起工具栏右上角的按钮
  - 点击“是的”当提示将报告收回到草稿部分时
- 7列的交易(13:28 -十七25)
  您需要为每笔需要分项的交易创建一个新的费用报告
  - 按照步骤2创建并保存新的费用报告
  - 选择需要分项列出的交易，然后单击“添加”按钮
  - 单击事务顶部的类别贴图，并选择“详细登录”瓷砖
  - 输入分配基金、组织或程序
  - 附上收据点击“添加附件”按下按钮并选择收据
  - 单击“逐条列记”按钮
  - 选择与费用相对应的瓷砖类别
  - 在花费字段中输入金额，并在描述字段中添加费用
  - 单击“保存”按钮
  - 单击“详细登录”从顶部工具栏再次单击按钮，以开始下一次分配
  - 选择另一个类别瓷砖，并按照前面的步骤分配任何剩余的金额
    - 如果事务被归类为“杂项/其他”在Misc Expense下拉菜单中选择适当的帐户
  - 单击“保存”完成后，从工具栏顶部的按钮
  - 处理任何警告并提交报告

创建直接支付费用报告

- 1创建一个新的费用报告(0:07 - 0:45)
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 选择“+新”按钮，然后单击“新费用报告”从下拉菜单
  - 填写表单中的每个字段
    - 输入报告名称“直接付款”
    - Start Date和End Date语句周期的开始日期和结束日期
    - 在“业务用途”中输入费用报告的原因
    - 在报告类型选择中“直接付款”
    - 对于旅行类型，选择其中之一“在状态”或“状态”
    - 预支现金只可用于学生旅行餐费
    - 选择本报告发生的财政年度
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 2将费用添加到费用报告中(0:46 - 1:57)
  - 选择“创建新”从左侧栏
  - 选择“直接付款”瓷砖
  - 当您完成时，请选择报表期间需要记入费用的交易“添加”按钮
  - 填写表单中的每个字段
    - 对于Date，输入费用的日期
    - 在“花费”中输入金额
    - 业务目的应该已经根据您先前输入的内容填写了
    - 在“描述”中输入购买的物品
    - 在Merchant中输入供应商的名称
    - 对于“帐户”，请在下拉菜单中选择正确的帐户
    - 在allocation部分中，从下拉菜单中选择正确的选项，或者开始输入姓名或帐号来筛选列表
    - 附上收据点击“添加附件”按下按钮并选择收据
      
      收据可能会自动合并与您的交易，如果他们已经上传到您的收据画廊
  - 点击“保存”从顶部工具栏
- 3.审核并提交费用报告(1:58 - 32)
  - 从左侧区域查看您的交易
  - 单击“编辑”按钮，如果您需要进行更改
  - 如果一切正确，点击绿色“提交”按钮提交报告
- 4跟踪已提交的费用报告(40 - 3:56)
  - 在Chrome River仪表盘的左侧有一个“开支”丝带
  - 单击“提交”费用丝带的一部分
  - 选择您想要跟踪的费用报告
  - 单击“跟踪”按钮从右上角
  - 中的每个步骤都可以单击“路由步骤”部分查看有关该步骤的审批过程的更多信息
  - 当所有的批准已收到您将收到从Chrome河确认电子邮件
  - 如果您需要收回费用报告，请返回费用报告
  - 单击“回忆”起按钮从右上角的菜单
  - 通过单击“是的”按钮
  - 报告将被移回费用栏的草稿部分

批准费用报表在铬河

- 1通过电子邮件批准提交的报告(0:08 - 1:01)
  作为审批人，您将收到来自Chrome River的邮件，通知您的未决请求
  - 电子邮件将包含请求的摘要
  - 您可以通过单击绿色来批准它“批准”按钮或单击红色按钮拒绝它“回归”按钮
    - 在你批准之前报告你必须按下“收据”，查阅附件内的收据“视图”邮件中提供的链接
  - 如果您选择批准，您将被带到第二个电子邮件，在那里您可以添加额外的评论
  - 您也可以在Chrome River中直接查看和批准请求“点击这里”链接位于电子邮件的底部
  如果你有一个别名在你的电子邮件或有它转发到另一个帐户，并收到一个错误消息时，试图批准一个请求，你将需要建立一个备用电子邮件在Chrome河。指的是铬河介绍视频学习如何做。
- 2批准提交的报告在Chrome河(馀- 2:31)
  - 登录Chrome River访问仪表板
  - 如果您有未决的请求，您将在左侧看到橙色的APPROVALS色带
  - 点击“费用报告”或“预先批准”导航到各自的请求
  - 在左侧，单击您想要批准的报告
  - 单击“开放”顶部工具栏的按钮将显示报告的摘要
  - 要查看报表跟踪，请选择报表并单击“跟踪”按钮
    - 您可以通过单击Routing steps部分中的不同步骤来查看报告的历史记录
  - 要将报告发回修订，请单击“回归”按钮
    - 您必须在出现的弹出菜单中输入返回原因
  - 要批准报告，请单击绿色“批准”按钮
- 3.批准报告前须考虑的事项(32 - 3分)
  - 为预先批准报告
    - 确保正确的分配和帐户正在使用
    - 员工旅游使用帐号52100，学生旅游使用帐号523000
    - 确保有足够的预算可用
    - 验证业务目的是会议的名称
  - 的费用报告
    - 确保正确的分配和帐户正在使用，并有足够的预算可用
    - 核对所有费用的收据是否正确
    - 确保费用是合理的，适当的分配使用
    - 验证这些购买是否具有有效的业务目的
    - 如果一个警告被触发，确保有一个合理的解释包括在内
    - 对于差旅和会议，核实费用是否附有预批准